オフィス移転コンサルは必要？メリットと選び方を解説

オフィスの移転には、さまざまな業務が発生します。
通常業務と並行してこれらの作業を行う必要があるため、大きな負担がかかるでしょう。
このような問題を解決するのが、オフィス移転コンサルです。
オフィス移転コンサルにはメリットもデメリットもあります。
本記事では、オフィス移転コンサルの業務内容やメリット・デメリット、適切なオフィス移転コンサルを選ぶためのポイントなどについて解説します。

オフィス移転コンサルとは？

オフィス移転には、新オフィスの物件選びやオフィスレイアウトの設計、内装工事、引越しの手配、備品の手配、プロジェクト管理・調整など、さまざまな業務が生じます。
オフィス移転コンサルは、顧客からの要望などをヒアリングし、各業務を行う業者の選定や手配、やりとりなどを代行する、オフィス移転に関する専門的な知識と経験を持つプロフェッショナルです。
オフィス移転時の窓口を一本化することで、オフィス移転にかかる手間を大幅に削減できるでしょう。

オフィス移転コンサルティングを行っている事業者

オフィス移転コンサルティングは、不動産系や設計・デザイン系など、さまざまな事業者が行っています。
それぞれ独自の強みと専門性を持っているため、希望するサービス範囲や、特に重視したいポイントに応じて選択しましょう。
オフィス移転を計画する際は、各社の提供するサービスを比較検討し、自社に最適なオフィス移転コンサルを選ぶことが重要です。

不動産系

不動産系のオフィス移転コンサルは、新オフィスの物件探しに強みを発揮します。
希望に合った物件をスムーズに見つけて契約を行いたい企業に適しているでしょう。

設計・デザイン系

設計・デザイン系のオフィス移転コンサルは、オフィスデザインを得意としています。
自社のブランディングを意識したオフィスづくりを希望している場合や、従業員満足度につながるデザイン性の高いオフィスを作りたい場合などに最適です。

建築・施工系

オフィス移転では、必ず内装工事が必要になります。
建築・施工系のオフィス移転コンサルは、内装工事の知識が豊富で段取りにも慣れているため、工事内容に不安がある場合や、内装工事に重きを置いている事業者に適しているでしょう。

オフィス家具・メーカー系

オフィス家具を取り扱う企業やオフィス家具メーカーも、オフィス移転コンサルを行っています。
オフィス移転と同時に大規模なオフィス家具の入れ替えを行いたい場合、オフィス家具・メーカー系のオフィス移転コンサルを利用するとスムーズです。

IT系

IT機器の専門知識を有しているのが、IT系オフィス移転コンサルです。
オフィス移転に伴ってITインフラを構築したい場合やデータセンターの移転、オフィス移転に伴うIT機器の大規模な入れ替えなどに力を発揮します。

引越し・運送系

引越し業者や運送会社によるオフィス移転コンサルは、荷物の運搬や引越しのスケジュールなどに対する知見が豊富です。
特殊な運搬を必要とする機材などを有するオフィスの引越しや、引越しに関するコスト削減を重視している企業は検討してみましょう。

オフィス移転コンサルティング専門業者

オフィス移転コンサルティングを専門に行う業者は、オフィス移転全体のスケジュール管理や手続きなどに関する総合的な知識を有しています。
オフィス移転に関する多様なノウハウを持っているため、オフィス移転に関する業務全般を安定してサポートしてもらえるでしょう。

オフィス移転の流れ

オフィス移転には、さまざまな手続きが必要です。
計画的かつ段階的に進めることが、オフィス移転の成功のカギとなります。
移転先の決定・解約手続きから引越し・各種手続きまで、オフィス移転の流れを踏まえて計画を立て、いつ、何をするのか理解しておきましょう。

① 移転先の決定・解約手続き

まずは、現オフィスの解約をいつまでに申し出ればいいのかを確認します。
解約予告期間は賃貸借契約書に記載されているため、あらかじめ確認しておくことが大切です。
解約時期がはっきりしたら、オフィス移転業務を進めつつ、適切なタイミングで解約の通知を行います。

併せて、移転先の新オフィスを決定する必要があります。
不動産仲介会社に相談して検討するのが一般的ですが、この時点でオフィス移転コンサルに相談した場合は、新オフィスの物件探しを代行してもらうこともできます。

② レイアウトを確定する

新オフィスのレイアウトを検討します。
一定規模以上のオフィスレイアウトは、専門業者に依頼するのが一般的です。
オフィスのエリア別のセキュリティや動線、業務内容に適したデスクの配置など、専門的な知識を必要とするためです。

自社が目指すオフィスの在り方を伝えた上で、レイアウト案を出してもらいましょう。
現オフィスが抱える課題を解決するとともに、社員にとって働きやすくモチベーションアップにつながるオフィスレイアウトを検討することが大切です。
なお、レイアウトが確定したら、必要なオフィス家具の手配なども行わなければいけません。

③ 内装・電気・通信・空調工事

次は、新オフィスの内装工事、電気工事、通信工事、空調工事などを行います。
工事によって担当する業者が異なるため、それぞれのスケジュールを確認・調整しながら進めなければいけません。
工事内容によってはオーナーとの調整も必要です。

また、旧オフィスの原状回復工事に関する手配や打ち合わせも発生します。
旧オフィスの原状回復工事自体は、引越しが完了した後で行いますが、見積もりや打ち合わせなどは事前に行います。
オフィス移転コンサルに依頼した場合は、これらの工事の窓口や業者選定などを任せられるため、効率よく打ち合わせを進められるでしょう。

④ 引越し・各種手続き

オフィスの引越しは、通常業務をできるだけ止めずに行わなければいけません。
そのため、会社が休みの日や夜間に行う場合が多くあります。
荷解きも、できる限りスムーズに行わなければなりません。
社員それぞれが自分の荷物やパソコンのセットアップなどを行うなど、事前に手順を説明し、それに沿った作業を行います。

また、会社の住所が変わるため、法務局や税務署など、さまざまな役所への届出も必要です。
多くの書類を提出することになるため、一覧表を作って対応します。
書類の作成と提出は代行できないものも多く、基本的にオフィス移転コンサルには依頼ができませんので、自社で対応しましょう。

オフィス移転コンサルに依頼するメリット

オフィス移転には、専門的な知識や正確性の高いタスク管理が必要です。
通常業務と並行して行うのは困難なこともあるでしょう。
オフィス移転コンサルに依頼することで、専門家ならではの知見を活かしたスムーズな移転が可能になります。
ここでは、オフィス移転コンサルの具体的なメリットについてご紹介します。

業務を代行してもらえる

オフィス移転コンサルに依頼することで、オフィス移転に関するさまざまな業務を代行してもらえます。
内装業者や電気設備業者、引越し業者、オフィス家具会社など、多岐にわたる業者とやりとりを行うのは、非常に手間がかかります。
オフィス移転コンサルを利用すれば窓口が一本化するため、オフィス移転をスムーズに進めやすくなるでしょう。

専門的なアドバイスを受けられる

オフィス移転コンサルは、オフィス移転やそれぞれの業者が得意とする分野の専門知識を持っています。
自社だけでは気づけなかったオフィス移転に関するノウハウをアドバイスしてもらえる可能性もあるでしょう。

オフィス移転に際して、希望を叶えようとすると予算オーバーになってしまうこともあります。
このようなとき、オフィス移転コンサルから専門的なアドバイスを受けることで、選択肢の幅を広げることが可能です。
専門家のサポートを活用することで、理想のオフィス移転を実現できます。

物件情報を得られる

オフィス移転コンサルを利用することで、新オフィスの物件を探しやすくなります。
不動産系のオフィス移転コンサルはもちろん、それ以外のオフィス移転コンサルでも不動産会社とのつながりがあり、自社だけでは見つけられなかったオフィス物件情報をもらえる可能性があるでしょう。

自社の希望に合う物件がなかなか見つからない場合は、物件探しの段階からオフィス移転コンサルを活用するのがおすすめです。

業務負担を削減できる

オフィス移転は、移転プロジェクトのメンバーに負担がかかりがちです。
オフィス移転コンサルに業者の選定やスケジュール調整などを任せられれば、担当社員の負担軽減につながるでしょう。

オフィスレイアウトやオフィス家具の手配、希望に合った日程で対応できる引越し業者の選定などもオフィス移転コンサルが行ってくれるため、大幅にオフィス移転業務が削減されます。

移転後のアフターフォローが受けられる

オフィス移転コンサルの中には、移転後のアフターフォローまで行っているところもあります。

オフィス移転後、実際に業務を行ってみたらレイアウトの変更が必要になったということもあるでしょう。
また、オフィス移転後に設備の不具合などが生じることもあります。
このようなときも、アフターフォローを受けられるオフィス移転コンサルならレイアウト変更などの相談にのってもらえます。

オフィス移転コンサルに依頼するデメリット

オフィス移転コンサルへの依頼には、コンサル費用がかかる場合があります。
ただし、コンサル費用がかかったとしても、総合的な労力や効率化によるメリットなどを考えれば、トータルコストは抑えられる可能性があるでしょう。
また、オフィスコムも含めたオフィス移転コンサルの中には、コンサル費用がかからない業者もあります。

費用面以外のデメリットとしては、オフィス移転コンサル選びに失敗した場合、影響が大きいという点が挙げられます。
例えば、紹介できる業者が少ないオフィス移転コンサルの場合、最適な提案をしてもらえないかもしれません。
また、自社の要望にマッチしていないオフィス移転コンサルに相談してしまうというリスクもあります。

同じ設計・デザイン系のオフィス移転コンサルでも、得意とするデザインはさまざまです。
自社の要望に合うパートナーを見つけることが大切です。

オフィス移転コンサルの選び方

オフィス移転コンサルを選ぶ際には、専門性と経験、サービス内容、費用相場などを重視して選定しましょう。
オフィス移転コンサルをどのように選ぶのか、着目すべきポイントについて解説します。

自社に合ったオフィス移転コンサルを選ぶ

オフィス移転コンサルに代行してほしい業務の範囲や、オフィス移転経験の有無、オフィスレイアウトを希望するかどうかなど、希望する内容によって最適なオフィス移転コンサルは異なります。

特に、オフィスレイアウトを依頼したい場合は、オフィスレイアウトの知見を持ったオフィス移転コンサルでないと対応できません。
オフィスレイアウトの実績が豊富な業者や、理想のオフィスレイアウトに近いデザイン実績がある業者を選びましょう。

法令や条例など総合的な知識の有無

オフィス移転に伴う工事やレイアウトには、法令や条例などが影響します。
法令や条例を熟知し、法的に問題のない提案をしてもらえるコンサルを選ばなければいけません。
法令や条例などの専門知識の有無も、これまでの実績を見ることで判断できるでしょう。

費用とサービス内容が釣り合っているか

オフィス移転コンサルに支払うコンサル費用や、業者の見積もり費用などが適切かどうかを確認しましょう。
オフィス移転コンサルティング自体が無料でも、そのほかのサービスの見積もりが高額では、トータルコストが上がってしまいます。
それぞれの業務にかかる費用と内訳については、しっかり確認しておく必要があります。

まとめ｜オフィス移転コンサルを活用しよう

オフィス移転コンサルは、オフィス物件の選定から契約交渉、各種業者の選定と調整、引越しまで、オフィス移転をトータルサポートしてくれます。
オフィス移転を検討する際は、なるべく早い段階でオフィス移転コンサルに相談するのがおすすめです。

オフィス移転トータルサポート会社オフィスコムでは、年間施工実績3,000件の確かな実績とプランニング力で、オフィス物件選定からオフィスの内装工事まで、トータルコンサルティングを提供しています。
オフィス移転に関する疑問やお悩みは、どんなことでもお気軽にご相談ください。