チェックリストでオフィス移転の準備を確認！時期ごとに解説

一般的にオフィスの移転には、8ヵ月程度の期間がかかります。
移転にはさまざまな準備が必要なため、何から作業を始めればよいかわからないという人もいるのではないでしょうか。
ここでは、時期ごとに必要な準備のチェックリストを紹介します。
また、オフィスを移転する際の届け出についても解説します。

オフィス移転の8ヵ月前までに完了しておきたい準備

オフィスの移転をスムーズに進めるためには、8ヵ月以上の期間を使って、長期的に準備する必要があります。
ここでは、オフィス移転の8ヵ月前までに、完了しておきたい準備について解説します。

プロジェクトを立ち上げる・移転方針を策定する

オフィス移転の8ヵ月前までに完了しておきたい準備として、プロジェクト立ち上げ・移転方針の策定が挙げられます。
多くの企業では、オフィス移転のプロジェクトのメンバーは、総務部から担当者が選ばれますが、各部署からも担当者を選出するとよいでしょう。
各部署からも担当者を選出すれば、それぞれの部署の意見を反映できるようになり、オフィス移転の成功につながります。
さらに、プロジェクトチームが発足したら、オフィス移転の目的や、移転によって解決すべき課題などを明確にした上で、移転の方針を策定します。
なお、移転の核となる立地やコストなどについては、経営的な観点から総合的に判断されるのが一般的です。

解約条件などを確認する

オフィス移転の8ヵ月前までに、現在のオフィスの解約条件などを、確認しておく必要があります。
現在のオフィスが賃貸物件の場合、一般的に解約期間は3～6ヵ月前に設定されており、それまでに解約の意思を伝えなければなりません。
解約期間を過ぎてしまわないように注意しましょう。
また、退去時に必要になる原状回復の条件や、費用負担などについても調べておく必要があります。

スケジュールを策定する

移転スケジュールの策定も、オフィス移転の8ヵ月前までに、完了しておきたい準備のひとつです。
一般的に、オフィスの移転には、8ヵ月前後の期間がかかります。
長期的なプロジェクトになるため、自社のみで詳細な移転スケジュールを策定することが難しい場合は、オフィス移転専門業者に相談しましょう。
移転に向けたスケジュールを示すことで、プロジェクトチームや経営陣、移転関連のさまざまな業務を行う各担当者が、移転の全体像を把握した上で、必要な業務を進められるようになります。

関連記事

関連記事 「オフィス移転のスケジュールを紹介！立てる際のポイントとは？」 もあわせてご覧ください。

新しいオフィスの物件探しは移転の6ヵ月前までに完了する

オフィス移転の6ヵ月前までに、新しいオフィスの物件探しを完了させる必要があります。
一般的にオフィスの移転は、オフィスの面積の拡大や、立地の改善などを目的として実施するため、移転の目的に合致した物件を選定することが重要です。
不動産業者に立地や設備などの希望を伝えて、条件に合う物件を紹介してもらいましょう。

関連記事

関連記事 「古いテナントを借りる際の注意点を、5つのポイントに分けて徹底解説」 もあわせてご覧ください。

オフィス移転の4ヵ月前までに完了しておきたい準備

新しいオフィスの物件探しが完了したら、少しずつ新しいオフィスの準備が始まります。
ここでは、オフィス移転の4ヵ月前までに、完了しておきたい準備について解説します。

移転に協力してもらう業者を選定する

オフィス移転の4ヵ月前までには、移転に協力してもらう業者の選定も完了させます。
オフィスの移転には、不動産業者や引越し業者、内装業者など、さまざまな業者の協力が欠かせません。
外部の業者に依頼する業務を洗い出して、何をどの業者に依頼するのか検討します。
得意な分野や特長はそれぞれの業者によって異なるため、自社の要望に合った業者を選定することが大切です。

業者の選定ができたら、随時各業者との契約・打ち合わせを実施します。
不動産業者や引越し業者、内装業者、オフィスの原状回復を担当する業者などと契約を結び、いつ、何を実施するか、確認しておくことが必要です。
それぞれの業者の担当範囲と、作業に必要な期間などを確認し、必要に応じて作業に着手してもらいます。
複数の業者と契約する場合、一般的にそれぞれの業者間の連絡・調整は、自社が担当することになります。
やりとりの手間をできる限り減らし、スムーズな移転を実現したい場合は、引越しから新オフィスのデザイン、オフィス家具の手配までを、一貫して対応できるオフィス移転専門業者の活用も検討してみるとよいでしょう。

なお、新しいオフィスの内装工事は、賃貸借契約の締結後の実施です。
早めに内装工事を開始できれば、時間的な余裕をもって進められますが、一方で賃料はかさんでしまいます。
工期を確認した上で、無駄のない契約期間を検討します。
工事の許可が必要になるため、移転先の物件の管理会社とも綿密な打ち合わせが必要です。

レイアウト・内装を検討する

オフィス移転の4ヵ月前までに、新しいオフィスのレイアウト・内装についても検討しましょう。
オフィスのレイアウト・内装は、社員の働きやすさや、訪問者の印象に影響します。
自社の業種や勤務形態に合った、理想のオフィスのイメージを実現するためには、レイアウト・内装のプランニングが重要です。
オフィス移転専門業者がレイアウト・内装を担当する場合は、自社の希望や予算などを伝えると、それに合ったレイアウトを提案してもらえます。

通信環境の移転手続きを進める

通信環境の移転手続きも、オフィス移転の4ヵ月前までに行うようにしましょう。
サーバーなどの管理会社に連絡して、住所変更などの手続きを進めるだけでなく、移転先のオフィスで新しいネットワーク環境を構築するのであれば、新たな契約が必要になります。
なお、オフィス移転には配線工事も必要で、レイアウト・内装にも関係するため、内装業者や配線工事業者、オフィス移転専門業者など、関係先の連絡・調整に注意が必要です。

オフィス移転の当日までに完了しておきたい準備

オフィス家具の手配や各業者との調整などが進む頃には、新オフィスへの移転に向け、社内外に対する細かな準備も必要になってきます。
ここでは、オフィス移転の当日までに、完了しておきたい準備の内容について解説します。

対外的に周知する

オフィス移転の当日までに完了しておきたい準備として、取引先などへの対外的な周知が挙げられます。
取引先へは、移転の1ヵ月前までに、書面やメールで、移転を伝える挨拶状を送付しましょう。
また、移転に伴って休業する場合は、その期間なども記載します。
メールの署名欄などに、移転先住所や移転日などを記載するといった方法もあります。
また、取引先などへ直接伝えるだけでなく、プレスリリースの発信や企業の公式サイトでの告知なども必要です。

オフィス家具やOA機器などを手配する

オフィス移転の当日までを目安に、オフィス家具やOA機器なども手配しましょう。
現在使用しているオフィス家具を使用しない場合は、レイアウトや内装に合わせ、新しいオフィス家具を導入します。
なお、オフィス移転専門業者に依頼した場合は、レイアウトや予算に応じて、オフィス家具の選定・提案をしてもらえます。

書類・備品の住所変更を進める

書類・備品の住所変更も、オフィス移転の当日までに進めます。
具体的には、請求書や領収書、社判、封筒、社員証、名刺など、住所が記載された書類や備品の更新が必要です。
メールの文面などデータの修正はすぐに対応できますが、封筒・名刺などの印刷物や、社判・社員証といった備品の制作には、一定の時間がかかるため、余裕をもって発注しましょう。

社内にも周知する

オフィス移転の当日までには、社内への周知も完了しているようにしましょう。
移転日や新しいオフィスの住所はもちろん、荷物の整理方法や移転当日の作業、移転後の初出社時の注意点などについても説明しなければなりません。
社内の理解を得るためには、説明資料を配布したり、説明会を複数回開催したりすることが必要です。

施主検査を開始する

新しいオフィスの工事状況を確認する施主検査も、オフィス移転の3ヵ月前頃には開始しましょう。
施主検査では、新しいオフィスの内装工事や配線工事などが、滞りなく進んでいるかどうかをチェックします。
移転までに必要な工事が完了できなければ、トラブルの原因になってしまうため、図面通りに進められているかどうかや、オフィス家具などの備品に問題がないかどうかなどについて確認します。
なお、施主検査は工事中だけでなく、完了時にも必要です。
問題があった場合は再工事を依頼しなければならないため、しっかり確認してください。

オフィス移転の移転当日以降に実施する作業

社内外への周知や施主検査が完了すると、いよいよオフィス移転当日までの期間も、残りわずかとなってきます。
ここでは、オフィス移転の移転当日以降に、実施する作業の内容について解説します。

新旧オフィスへの移転作業に立ち会う

オフィス移転の当日は、新旧オフィスの担当者を決め、オフィス家具やOA機器類などの搬出・搬入に立ち会います。
また移転当日は、立ち会い担当者以外が立ち入らないよう、一般の社員にはリモートワークなどで協力してもらいます。
なお、できるだけスムーズに移転先で業務を始めるためには、社員ごとに荷物をまとめて発送し、移転先のそれぞれのデスクに配置しておくといった工夫が必要です。
オフィス移転の際の引越し作業については、オフィス移転専門業者に依頼すると効率的です。
移転後の初出社時に、社員が手間をかけず業務をスタートできるよう、体制を整えておきましょう。

原状回復工事を進める

荷物を運び出した後の旧オフィスは、原状回復工事が必要です。
旧オフィスの解約日までに必要な工事を終えられるよう、原状回復を担当する業者と事前にスケジュールを決めておきましょう。
原状回復工事は、一般的に不動産会社やオーナーの指定業者に依頼します。
業者の指定がない場合は、自社で業者を選定できますが、不動産管理会社やオーナーから工事内容に関して指定があることも多いため、実績豊富な会社を選ぶことが重要です。
原状回復工事が問題なく進んでいるかどうか、確認が必要です。

オフィス移転の際に必要になる届け出

オフィス移転の際には、関係各所への届け出も必要です。
ここでは、移転前と移転後に分けて、必要な届け出について解説します。

移転前の届け出

オフィス移転にあたっては、移転前に提出が必要な届け出があります。
オフィスの移転前に、必要となる届け出は、以下のとおりです。

上記の届け出のほか、利用しているサービスや事業内容に応じた手続きも必要です。
例えば、古物商を営む事業者が移転をする場合は、許可証の変更手続きを行わなければなりません。
移転前に必要な届け出について、事前にリストアップしておきましょう。

移転後の届け出

オフィスの移転後に必要になる届け出もあります。
すみやかな手続きが必要になる届け出もあるため、移転前から書類の準備などを始めておくとよいでしょう。
オフィスの移転後に必要になる届け出は、以下のとおりです。

上記の届け出のほか、業界団体などに所属している場合などは、それぞれに移転のお知らせを行わなければなりません。
漏れがないように注意して手続きを進めましょう。

関連記事

関連記事 「会社の引越しに必要な手続きとは？準備すべきことを詳しく解説」 もあわせてご覧ください。

オフィス移転の際は専門業者への相談を検討しよう

オフィス移転では、多岐にわたる準備作業を並行して進める必要があります。
自社のみでの対応では、負担が大きいという場合には、オフィス移転専門業者への相談がおすすめです。

オフィスデザイン・オフィス移転の専門業者オフィスコムでは、オフィスデザインを含むオフィス移転トータルサポートプランと、専門スタッフがスムーズな移転を支援する引越しプラン、プロのアドバイザーが原状回復工事をサポートするプランの３つのプランを提供しています。
オフィスの移転について疑問がある場合は、ぜひお気軽にご相談ください。