オフィス移転のスケジュールを紹介！立てる際のポイントとは？

リモートワークなどを取り入れて働き方が変わったり、事業規模が大きくなって社員が増えたりしたことで、オフィス移転を考える企業も増えてきています。
しかし、オフィス移転にはさまざまな作業があり、どのようにスケジュールを立てればよいか、わからないという人もいるのではないでしょうか。
ここでは、オフィス移転の一般的なスケジュールと、スケジュールを立てる際のポイントについて解説します。

オフィス移転には8ヵ月以上かかる

オフィス移転には、一般的に8ヵ月以上の期間がかかります。
規模の大きい企業の場合は、さらに長い期間が必要になり、1年前後かかる場合もあるでしょう。
予定どおりに移転を進めるためには、無理のないスケジュールを立てることが大切です。
一般的に、オフィス移転の8ヵ月前から移転当日までは、下記のようなスケジュールで作業を進めます。

オフィス移転8ヵ月前までのスケジュール

オフィスの移転には、一般的に8ヵ月以上の期間が必要になるため、スケジュールを立てて、計画的に準備を進めることが重要です。
ここでは、オフィス移転8ヵ月前までのスケジュールについて解説します。

プロジェクト立ち上げ・移転方針の策定

オフィス移転8ヵ月前までには、プロジェクトを立ち上げて移転方針を策定します。
オフィス移転のプロジェクトのメンバーは、総務部から選ばれることが一般的ですが、各部署からも担当者を選出するとよいでしょう。
各部署からも担当者を選出すれば、それぞれの部署の意見を反映できるようになり、オフィス移転の成功につながります。
プロジェクトチームを発足させたら、オフィス移転の目的や、移転によって解決すべき課題などを明確にし、移転の方針を策定します。
なお、立地やコストなどについては、経営的な観点から総合的に判断されるのが一般的です。

解約条件などの確認

オフィス移転の8ヵ月前までには、現在のオフィスの解約条件などについても確認しておく必要があります。
現在のオフィスが賃貸物件の場合、一般的に解約期間は3～6ヵ月前に設定されており、それまでに解約予告をしなければなりません。
また、退去時に必要になる原状回復の条件や、費用負担などについても調べておく必要があります。

新しいオフィスの物件は6ヵ月前までに見つける

オフィス移転の6ヵ月前までに、新しいオフィスの物件を見つけることが重要です。
一般的にオフィスの移転は、オフィスの面積の拡大や、立地の改善などを目的として実施する場合が多いため、移転の目的に合致した物件を選定することが重要です。
条件に合う物件を紹介してもらえるよう、不動産業者に立地や設備などの希望を伝えましょう。

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オフィス移転4ヵ月前までのスケジュール

オフィスの物件探しが完了すると、新しいオフィスでの作業などさまざまな業務を並行して進めることになります。
ここでは、オフィス移転4ヵ月前までのスケジュールについて解説します。

移転に協力してもらう業者の選定

オフィス移転の4ヵ月前までには、移転に協力してもらう業者の選定も完了させましょう。
オフィスの移転を成功させるためには、不動産業者や引越し業者、内装業者など、さまざまな業者の協力が必要です。
外部の業者に依頼する業務を洗い出して、何をどの業者に依頼するのか検討します。
得意な分野や特長はそれぞれの業者によって異なるため、自社の要望に合った業者を選定することが大切です。

複数の業者と契約する場合、一般的にそれぞれの業者間の連絡やスケジュール調整は、自社で担当することになります。
スケジュール管理の手間をできる限り減らし、スムーズな移転を実現したい場合は、新オフィスのデザインから、オフィス家具の手配、原状回復工事などまでを、一貫して対応できるオフィス移転専門業者に依頼するといいでしょう。
協力業者を選定したら契約を結び、今後のスケジュールについて確認します。

なお、新しいオフィスの内装工事を行うのは、賃貸借契約の締結後です。
早めに内装工事を開始できれば、スケジュールに余裕をもって進められますが、その分賃料を支払うことになるため、工期を確認した上で契約期間を検討しなければなりません。
工事の許可が必要になるため、移転先の物件の管理会社とも綿密な打ち合わせが必要です。

レイアウト・内装の検討

オフィス移転4ヵ月前までには、新しいオフィスのレイアウト・内装を検討します。
自社の業種や勤務形態に合った、理想のオフィスのイメージを実現するためには、レイアウト・内装のプランニングが重要です。
オフィス移転専門業者がレイアウト・内装を担当する場合は、自社の希望や予算などを伝え、それに合ったレイアウトを提案してもらいましょう。

通信設備の移転手続き

オフィス移転の4ヵ月前までには、通信設備の移転手続きも行うようにしましょう。
サーバーなどの管理会社に連絡して、住所変更などの手続きを進めるだけでなく、移転先のオフィスで新しいネットワーク環境を構築する場合は、新たな契約も必要になります。
また、配線工事はレイアウト・内装にも関係するため、内装業者や配線工事業者、オフィス移転専門業者など、関係先との連絡やスケジュール調整を密に行う必要があります。

オフィス移転当日までのスケジュール

新しいオフィスのレイアウトや通信環境の整備が順調に進んだら、社内外への周知などの作業にも着手しましょう。
スケジュールがタイトにならないよう、早めに着手することが重要です。
ここでは、オフィス移転当日までのスケジュールについて解説します。

対外的な周知

オフィス移転当日までには、取引先などにオフィス移転について連絡します。
取引先へは、挨拶状を送付したり、メールで連絡したりするようにしましょう。
移転に伴って休業する場合は、そのスケジュールについても記載します。
また、取引先などへ直接伝えるだけでなく、プレスリリースの発信や企業の公式サイトでの告知なども必要です。

オフィス家具やOA機器などの手配

オフィス移転の当日までを目安に、オフィス家具やOA機器なども手配します。
現在使用しているオフィス家具を使用せず、レイアウトや内装に合わせ、新しいオフィス家具を導入するのもいいでしょう。
なお、オフィス移転専門業者に依頼した場合は、レイアウトや予算に応じて、オフィス家具の選定・提案をしてもらえます。

書類・備品の住所変更

書類・備品の住所変更も、オフィス移転の当日までに実施しましょう。
具体的には、請求書や領収書、社判、封筒、社員証、名刺など、住所が記載された書類や備品を更新します。
メールの文面などデータはすぐに修正できますが、封筒・名刺などの印刷物や、社判・社員証といった備品の製作には、時間が必要になるため、スケジュールに余裕をもって発注してください。

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社内への周知

オフィス移転の当日までには、移転のスケジュールや具体的な作業について、社内への周知も完了しているようにしましょう。
移転日や新しいオフィスの住所はもちろん、荷物の整理方法や移転当日の作業、移転後の初出社時の注意点などについても説明しなければなりません。
社内に周知するには、説明資料を配布したり、説明会を複数回開催したりすることが必要です。

施主検査の開始

新しいオフィスの工事状況を確認する施主検査も、オフィス移転の3ヵ月前頃には開始し、新しいオフィスの内装工事や配線工事などが、スケジュールどおりに進んでいるかどうかをチェックしましょう。
移転までに必要な工事が完了できなければ、トラブルの原因になってしまうため、図面どおりに進められているかどうかや、オフィス家具などの備品に問題がないかどうかなどについて確認が必要です。
なお、施主検査は工事中だけでなく、完了時にも必要です。
問題があった場合は再工事を依頼しなければならないため、しっかりチェックしてください。

オフィス移転当日以降の作業

新オフィスへの移転当日以降の期間は、さまざまな作業であわただしい時期になります。
オフィス移転をスケジュールどおり進めるため、作業を計画的に進めましょう。
ここでは、オフィス移転の当日以降の作業について解説します。

新旧オフィスへの移転作業の立ち会い

オフィス移転の当日は、トラブル防止のため、新旧オフィスでオフィス家具やOA機器類などの搬出・搬入に立ち会います。
ただし、立ち会い担当者以外の社員が立ち入らないよう、一般の社員には、リモートワークなどで協力してもらいましょう。
なお、できるだけスムーズに移転先で業務を始めるためには、オフィス移転専門業者を活用し、社員ごとの荷物をまとめて発送し、移転先のそれぞれデスクに配置しておくといった工夫が必要です。
移転後の初出社時に、社員がスムーズに業務をスタートできるよう、体制を整えておく必要があります。

原状回復工事

退去した旧オフィスは、原状回復工事が必要です。
旧オフィスの解約日までに、必要な工事を終えられるよう、工事を進めなければなりません。
原状回復工事は、一般的に不動産会社やオーナーの指定業者に依頼します。
業者の指定がない場合は、自社で業者を選定できますが、不動産管理会社やオーナーから工事内容に関して指定があることも多いため、実績豊富な会社を選ぶことが重要です。
原状回復工事が問題なく進んでいるかどうか、しっかりチェックしましょう。

オフィス移転のスケジュールを立てる際のポイント

オフィス移転を滞りなく進めるためには、適切なスケジュールを立てることが不可欠です。
ここでは、オフィス移転のスケジュールを立てる際の、2つのポイントについて解説します。

スケジュールに余裕をもたせる

オフィス移転を成功させるためには、スケジュールに余裕をもたせることが重要です。
社内での議論や決定、手続きなどに想定以上の時間がかかる可能性も考慮して、スケジュールを立てます。
例えば、オフィスのレイアウトを検討する際、部門間で希望や意見が食い違うかもしれません。
部門間を調整し、最適なレイアウトを検討するために、想定よりも時間がかかってしまえば、スケジュールに遅れが出る可能性もあります。

オフィス移転を成功させるためには、スケジュールに余裕をもたせることが重要です。
社内での議論や決定、手続きなどに想定以上の時間がかかる可能性も考慮して、スケジュールを立てます。
例えば、オフィスのレイアウトを検討する際、部門間で希望や意見が食い違うかもしれません。
部門間を調整し、最適なレイアウトを検討するために、想定よりも時間がかかってしまえば、スケジュールに遅れが出る可能性もあります。

スケジュールに余裕がないと、ひとつでも問題が生じれば、進行に遅れが出てしまい、スケジュールどおりの移転が困難になるおそれが生じます。
トラブルがあっても対処できるように、あらかじめスケジュールに余裕をもたせておくことが大切です。

変更できない期限をスケジュールに反映させる

スケジュールを立てる際、変更できない期限は、確実にスケジュールに反映させましょう。
オフィスを移転する際は、いくつか絶対に変更できない期限が発生します。
例えば、変更できない期限のひとつとして、現在のオフィスの解約日が挙げられます。
事前に決定した解約日は変更できないため、あらかじめスケジュールに反映しておかなければなりません。

さらに、引越し日や官公庁などへの届出期日など、計画が具体的になるにつれて、変更できない予定が増えていきます。
予定が確定したら、随時スケジュールに反映させ、社内で情報共有を徹底することが重要です。
万が一、スケジュールの実現が困難になってしまった場合は、早急に対応方法を検討しなければなりません。
そのような事態に陥らないためには、作業が滞りなく進んでいるかどうか、定期的に確認することが重要です。

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オフィス移転の際は専門業者への依頼を検討しよう

企業がオフィスの移転を進める際は、しっかりとスケジュールを立て、着実に準備を進めることが重要です。
自社のみでの対応では、スケジュールを管理する負担が大きいという場合には、オフィス移転専門業者への相談がおすすめです。

オフィスデザイン・オフィス移転の専門業者オフィスコムでは、オフィスデザインを含むオフィス移転トータルサポートプランと、専門スタッフがスムーズな移転を支援する引越しプランの2つのプランを提供しています。
オフィスの移転について疑問がある場合は、ぜひお気軽にご相談ください。