オフィス移転の費用はどのくらい？新旧オフィスにかかる費用を解説

社員の増加やリモートワークの導入に対応する方法として、オフィス移転が考えられます。
しかし、オフィスを移転する際には、新旧オフィスにさまざまな作業が必要になるため、どの程度の費用がかかるのか想像できないという人もいるのではないでしょうか。
ここでは、新オフィスと旧オフィスのそれぞれに必要になる、移転のための費用や、オフィス移転の費用負担を抑える方法について解説します。

オフィスの移転には規模に応じた費用がかかる

オフィスの移転にかかる費用は、オフィスの規模によって異なります。
オフィスの面積が広ければ、それだけ賃料は高くなり、内装工事などにかかる費用もかさむでしょう。
また、オフィス移転は企業にとって、大きなプロジェクトになり、さまざまな作業が発生するため、想定よりもコストがかかる可能性もあります。
移転を計画する際は、費用の目安を確認し、適切に予算を組むことが重要です。

また、オフィスに必要な面積は、社員1人あたり2.5～3坪程度とされています。
例えば、社員20人の企業であれば、50～60坪が目安です。
ただし、リモートワークを導入している企業の場合、この基準では、オフィスが広すぎる可能性もあるため、自社の働き方に合わせて、適切なオフィス面積を検討してください。

なお、オフィス移転にはデザインやレイアウト、引越し、原状回復工事などのさまざまな作業が必要になりますが、できるだけコストを抑えたい場合は、一貫して対応できる1社への依頼がおすすめです。
一方、各作業を複数の業者に依頼すると、費用がかさんでしまったり、各業者とのやりとりやスケジュール調整といった業務が社員の負担になってしまったりする可能性もあります。
一貫して対応できるオフィス移転トータルサポート会社に依頼すれば、すべて1社で対応してもらえるため、複数の業者と連絡したり、業者間の調整をしたりする負担を軽減できます。

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新オフィスにかかる5つの費用

オフィスを移転する際には、新旧オフィスにさまざまな費用が発生します。
ここでは、新オフィスにかかる5つの費用について解説します。

① 敷金・礼金・前家賃

新オフィスにかかる費用として、敷金や礼金、前家賃が挙げられます。
また、オフィス物件の場合、敷金ではなく保証金という名目で、費用が発生する場合もあり、一般的に敷金と保証金のどちらか一方が必要となります。
敷金や礼金、前家賃の目安は、以下のとおりです。

これらを合計すると、新たにオフィスを借りる際には、敷金や礼金、前家賃として、賃料の10～17ヵ月分程度が必要になります。
仮に賃料が30万円のオフィスであれば、物件契約のために300万～510万円程度必要です。
さらに、保証会社を利用する場合は、保証会社に支払う保証料が別途必要になります。
移転初年度の保証料は一般的に賃料の1ヵ月分です。

なお、敷金の扱いについても注意が必要です。
一般的な住宅の場合、敷金は退去時に原状回復工事費用を除いて返却されます。
しかし、オフィス物件では、利用した年数に応じて償却される場合が多いため、契約内容を確認しておきましょう。

② 仲介手数料

仲介手数料も、新オフィスにかかる費用のひとつです。
仲介手数料は、賃貸借契約をする際に不動産会社に支払う費用です。
仲介手数料の目安は賃料の1ヵ月分で、法律上1ヵ月分を超えて請求することはできません。
なお、不動産業者が受け取ってよい仲介手数料は、オーナーと入居者の双方からの合計で1ヵ月と定められているため、オーナーが仲介手数料を負担する場合、その分入居者の負担は少なくなります。

③ 火災保険料

新オフィスに移転する際は、火災保険料も必要です。
オフィスの火災保険料は、一般的に2年契約で3万円前後とされています。
ただし、補償の内容や条件などによって変わるため、各社の保険を比較した上で加入しましょう。
賃貸のオフィス物件に入居する場合、火災保険への加入義務はありませんが、ほとんどの物件が火災保険加入を賃貸借契約の条件にしているため、実質的には、火災保険に加入しないとオフィスの賃貸借契約は結べません。

④ 内装工事・オフィス家具の費用

内装工事・オフィス家具の費用も、新オフィスに必要になる費用です。
内装工事の費用は、オフィスデザインや工事の内容によって増減しますが、一般的に1坪10万円以上が目安とされています。
さらに、オフィス家具を新たに手配すれば、その費用も発生します。
できるだけコストをかけずに、移転を実現したい場合は、予算に応じた内容の提案が可能なオフィス移転トータルサポート会社への相談が効果的です。

⑤ 設備工事費用

新オフィスに移転する際には、設備工事費用も必要になります。
設備工事費用は、電気や電話、インターネットなどのインフラを整備するための費用です。
一般的に、社員1人につき、5万～15万円程度かかるとされています。

旧オフィスにかかる3つの費用

新オフィスに加え、旧オフィスからの退去にも、さまざまな費用が発生します。
ここでは、旧オフィスにかかる3つの費用について解説します。

① 原状回復工事の費用

旧オフィスにかかる費用として、原状回復工事の費用が挙げられます。
オフィスを退去する際は、入居した時の状態に戻す必要があり、そのための工事が原状回復工事です。
原状回復工事の費用は、一般的に1坪あたり5万円～20万円程度とされています。
オフィスの状態によって費用が変わるため、見積もりを取って確認しましょう。

原状回復工事は、一般的に不動産会社やオーナーの指定業者に依頼します。
業者の指定がない場合は、自社で業者を選定できますが、不動産管理会社やオーナーから工事内容に関して指定があることも多いため、実績豊富な会社を選ぶことが重要です。
また、原状回復工事の費用は、多くの場合、入居時に預けた敷金から差し引かれます。
原状回復工事の費用が敷金でおさまれば、新たな負担は発生しません。

② 廃棄物処理の費用

廃棄物処理の費用も、旧オフィスにかかる費用のひとつです。
廃棄物処理にかかる費用の目安は、おおよそ2トン車1台あたり10万～15万円程度、4トン車1台あたり15万～20万円程度です。
オフィスを移転する際、大量の廃棄物が発生することも珍しくありません。
何も廃棄せずに引越しを実施する場合、引越しの費用がかさんでしまうため、不要なオフィス家具や備品などは処分してしまいましょう。

③ 引越しの費用

旧オフィスからの移転には、引越しの費用も必要になります。
引越し費用は、新旧オフィスの距離や日程、荷物の量などによって変わりますが、一般的に社員1人あたり2万～5万円程度です。
オフィスの引越しは、一般的な住宅の引越しとは異なり、業務を行わない夜間や休日に実施します。
引越し後の初出社時に、社員がスムーズに仕事を始められるよう、業者と打ち合わせた上で、作業を進めましょう。

オフィス移転の費用負担を抑える3つの方法

オフィス移転の際には、新旧オフィスにさまざまな費用がかかるため、予算を超えてしまわないよう、適切に費用負担を抑えることが重要です。
ここでは、オフィス移転の費用負担を抑える3つの方法について解説します。

① オフィス移転トータルサポート会社にまとめて依頼する

オフィス移転の費用負担を抑える方法として、オフィス移転トータルサポート会社に、計画をまとめて依頼することが挙げられます。
オフィス移転では、新旧オフィスにさまざまな作業が必要になりますが、デザインやレイアウト設計、内装工事、引越しなど、すべてに対応できるオフィス移転トータルサポート会社に依頼すれば、費用を抑えることが可能です。

一方、各作業を複数の業者に依頼すると、費用がかさんでしまいます。
また、一般的にそれぞれの業者間の連絡やスケジュール調整は、自社の担当業務です。
そのため、各業者をうまく連携させられなければ、対応漏れや追加費用が発生する可能性もあります。
この点についても、オフィス移転トータルサポート会社に依頼すれば、業者間の調整が必要なくなるため、自社の業務の負担も軽減できます。

オフィス移転を通常業務と同時に進めると、担当者の負担が大きくなるため、スムーズな移転を実現したい場合は、オフィス移転トータルサポート会社に依頼するとよいでしょう。
ただし、オフィス移転トータルサポート会社によって得意な領域が異なるため、移転実績や対応範囲、見積もり内容などを比較して、どの業者に依頼するか検討してください。

② フリーレント物件に移転する

フリーレント物件への移転も、オフィス移転の費用負担の軽減につながります。
フリーレント物件は、契約後に1～2ヵ月程度の賃料無料期間が設定されている物件です。
オフィス物件にも、フリーレント物件があり、前家賃などを支払う必要がなくなるため、初期費用の負担を軽減できます。

オフィス物件は住宅と異なり、内装工事などが必要で、賃貸借契約から実際の使用開始までに一定の期間が必要です。
通常の物件では、その間も賃料を支払わなければならないため、新旧双方のオフィスに賃料を払う時期が発生してしまいます。
フリーレント物件を選択すれば、賃料を二重に支払う期間を減らせるため、負担の少ないオフィス移転が可能です。

なお、物件数は多くないものの、敷金や保証金のないオフィス物件もあります。
フリーレント物件で、さらに敷金や保証金もない物件を見つけられれば、オフィス移転のコスト負担を大きく抑えられます。
しかし、オフィス移転の際は、希望する立地や広さ、条件に合うことが重要になるため、負担を軽減できるという理由だけで、フリーレント物件を契約するのは避けましょう。

③ 居抜き物件に移転する

移転先に居抜き物件を選べば、オフィス移転の費用負担を抑えられます。
居抜き物件は、退去した企業の設備や備品が残っている物件です。
オフィスの居抜き物件の場合は、壁紙やカーペットなどの内装に加え、デスクや椅子などのオフィス家具が残されている可能性があります。
自社に合う居抜き物件を見つけられれば、内装工事などを行う場合に比べて、大幅に費用を削減できるでしょう。

一方で、居抜き物件に移転する場合、既存の設備を使うことになるため、自社の希望に合わない可能性もあります。
また、新しいオフィスのデザインやレイアウトにこだわりたい場合、居抜き物件は適していません。
中古の設備を使うことから、不具合が生じるリスクもあるため、メリットとデメリットを把握した上で、検討してください。

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まとめ｜オフィス移転の費用負担を抑えるためオフィス移転トータルサポート会社への依頼を検討しよう

オフィスを移転する際には、新旧のオフィスにさまざまな費用がかかります。
各作業を複数の業者に依頼すると費用がかさむため、デザインやレイアウト、内装工事、引越しなどに一貫して対応できる、オフィス移転トータルサポート会社への依頼がおすすめです。

オフィス移転トータルサポート会社オフィスコムでは、お客様の事業内容や理想のオフィスをヒアリングし、最適なオフィス移転をご提案しています。
オフィス移転や原状回復工事について疑問がある場合は、ぜひお気軽にご相談ください。