会社の引越しに必要な手続きとは？準備すべきことを詳しく解説

会社の引越し前後には、さまざまな手続きを行わなければなりません。
これらの手続きを円滑に行うためには、引越し前、引越し中、引越し後、それぞれの段階で計画的に進めることが重要です。
すべきことをリストアップして、漏れがないよう順次対応していきましょう。
本記事では、会社を引越しするにあたって準備すべきことや各種手続き、会社移転のメリット・デメリットについて解説します。

会社移転6ヵ月前に準備しておくべきこと

会社の引越しは、さまざまな対応が必要になる大きなプロジェクトです。
いつまでに、何を、どのように進めていくべきなのか、まずは大まかな流れを把握しておきましょう。
会社移転6ヵ月前には、入居ビルの解約予約期間を確認したり、会社移転に必要な業者を選定したりと、準備しておくべきことがあります。
移転日から逆算して、ざっくりとスケジュールを立てておくと、細かい日程調整をしやすくなります。

入居ビルの解約予告期間を確認

まずは、現在入居しているビルの解約予告期間の確認を行いましょう。
解約予告期間とは、管理会社やオーナーに退去通知をしてから実際に退去するまでの期間です。
一般的なオフィスビルでは、3～6ヵ月に設定している物件が多くあります。
解約予告期間はオフィスビルによってさまざまです。
賃貸借契約書に明記されているので、いつまでに予告をしなければならないのか確認しておきましょう。

新オフィスの物件が決まったら、移転を希望する時期から逆算して、管理会社やオーナーに対して解約予告を行います。
ただし、解約予定日は基本的に変更できません。
それまでに、引越しや原状回復工事を終える必要があるため、余裕を持ったスケジュールで進めることをおすすめします。

移転プロジェクトに必要な作業の業者を選定

会社の移転プロジェクトを立ち上げて、必要な作業を明確にし、それぞれの作業を担当する業者を慎重に選定することが重要です。
ここでは、移転プロジェクトに必要な作業と、それに適した業者の選定について解説します。

①新オフィスの物件探し

新オフィスの物件を探すために、希望するエリアに強い不動産仲介会社に相談をしましょう。
オフィスの広さ、立地、予算、設備など、希望の物件の条件と優先順位をはっきりさせておくと、スムーズに決まりやすくなります。

②新オフィスの内装工事

新オフィスの内装を業務に適した環境に整えるために工事が必要です。
オフィスデザインや家具の調達なども可能な業者なら、設計から工事までを一貫して依頼できます。
オフィスデザイン会社はそれぞれ得意分野が異なるため、希望に合ったデザインを得意とする業者を見つけましょう。

③新オフィスのライフライン工事

新オフィスに必要なライフライン（電気、ガス、水道、インターネット、電話）など、インフラ設備を整備する工事が必要です。
これらは、電気通信や水道、ライフライン全般に対応する工事業者などに依頼します。
内装工事業者の工事スケジュールと調整した上でライフライン工事を行います。

④新オフィスへの移転

旧オフィスから新オフィスへ移転するための引越し業者を選定します。
新旧オフィス間の距離や荷物の量、引越しの日程などの希望に対応できる、実績豊富な業者を選ぶのがおすすめです。
新年度前の3月など、混み合う時期は希望の日程が取れない可能性もあるので、早めに相談をしましょう。

⑤旧オフィスの原状回復工事

原状回復工事とは、現在使用しているオフィスを入居前の状態に戻すための工事です。
新オフィスの内装工事と同様に、内装工事業者や原状回復の専門業者などが対応します。
原状回復工事は、工事区分が「B工事」に該当する工事もあり、その場合はオーナーが業者を選定し、テナント側が工事の発注と費用負担をしなければなりません。
あらかじめ賃貸借契約書などを確認しておくことをおすすめします。

会社移転2～3ヵ月前に準備しておくべきこと

会社移転の2～3ヵ月前には、オフィス移転プロジェクトに必要な作業の業者選定などを終えて、引越し準備が本格的に動き出します。
この時期には、取引先やお客様にオフィス移転をお知らせしたり、社内に周知したりして、準備を進めていくことが大切です。
会社移転2～3ヵ月前に対応すべきことを解説します。

取引先に移転を通知

取引先に対して、オフィスを移転することをお知らせします。
メールや公式サイトへの掲載、はがきなどの手段が考えられます。
業界の慣例や関係性に合わせた対応が必要です。
また、お客様に対しては1ヵ月前～2週間前までにお知らせするようにします。

社内周知・移転準備を進める

会社移転をスムーズに進めるためには、社内周知のための社内向けマニュアルを作るのがおすすめです。
社内向けマニュアルには、会社移転の目的や新オフィスのレイアウト、引越しの役割分担、トラブル時の問い合わせ先、引越し当日のタイムスケジュールなどを記載します。
引越し前後は業務が止まる可能性も高いため、事前に丁寧な周知をすることで混乱を避けられます。

会社移転後に実施すべきこと

会社が移転した後も作業はまだ残っています。
旧オフィスの原状回復工事、新オフィスの環境整備など、オフィス移転後に実施すべきことを解説します。

旧オフィスの原状回復工事

契約を解約する日までに、旧オフィスの原状回復工事を行います。
あらかじめ原状回復工事業者の選定を行い、解約日に間に合うように工事スケジュールを立てましょう。
工事の打ち合わせや見積もりは、移転前に行っておく必要があります。

解約日に間に合わなかった場合、違約金などが発生する可能性もあるため、スケジュールどおりに工事が進んでいるかどうか、確認しながら進めることが大切です。
なお、前述のとおり、契約内容によっては工事区分がB工事に該当する工事もあります。
その場合は、ビル管理会社やオーナーなどが工事業者を指定し、テナント側が工事の発注と費用負担をしなければなりません。

新オフィスの環境整備

引越し後は、まず新オフィスの環境整備を行い、業務を行える状態にしなければいけません。
新オフィスの環境整備は、社員が快適かつ効率的に働けるようにするために重要です。
荷物の開梱作業などをすみやかに進めましょう。

同時に、ネットワークや電話などのインフラ整備を行います。
設備工事は移転日までに完了させておき、引越し後は機器類の設置や設定を行います。
誰が、いつ、何をするのかを、事前に明らかにしておくといいでしょう。

会社移転で必要となる手続き

会社移転に伴う手続きは多岐にわたります。
会社移転時に重要な11の手続きをまとめて紹介します。

① 転居届

転居届は、郵便局に届いた郵便物を転送してもらうための手続きです。
旧オフィス住所宛に郵便物が届いてしまわないよう、移転先が決まったらすみやかに提出してください。
郵便局窓口または「e転居」を使った公式サイトからの届出ができます。
なお、届出には書類を提出する人の本人確認書類が必要です。

② 防火対象物工事計画届出書

防火対象物工事計画届出書は、オフィスの修繕や、天井に届く間仕切りの設置・変更を行う場合、管轄する消防署に提出する必要があります。
届出書と併せて、防火対象物概要表・案内図・平面図・詳細図・立面図・断面図・展開図・室内仕上表および建具表などを提出しなければなりません。
事前にそろえておきましょう。

③ 防火対象物使用開始届出書

防火対象物使用開始届出書は、消防署がどのような用途で建物を使用しているのかを把握するための届出書です。
届出後、オフィスの使用を開始する前に検査を受けなければならない場合があるため、できるだけ早く手続きを行いましょう。
内装工事業者が代行してくれる場合もありますが、提出義務があるのは、実際にオフィスを使用する会社です。
新たに契約したオフィスが居抜きオフィスで、内装工事などを行わない場合でも届出が必要である点に注意してください。

④ 異動届出書

異動届出書は、引越しによって納税地が移動する場合、税務署で手続きを行わなければいけません。
添付書類はありませんが、内容確認のために定款等の写しなどの確認を求められることもあります。
なお、この書類を提出すれば「適格請求書発行事業者登録簿の登載事項変更届出書」を別途提出する必要はありません。

⑤ 健康保険・厚生年金保険適用事業所名称/所在地変更（訂正）届

健康保険・厚生年金保険適用事業所名称/所在地変更（訂正）届は、健康保険や厚生年金保険の適用事業所が移転をした際に必要な届出です。
管轄が変わる場合と変わらない場合で、利用する届出書の形式が異なる点に注意してください。
変更届のほかに、添付書類として、法人（商業）登記簿謄本の写し（個人事業主は事業主の住民票のコピー）を提出する必要があります。

なお、協会けんぽに加入している事業者は、上記の届出のみで手続が完了しますが、業界団体の健康保険組合などに加入している事業者は、別途健康保険の手続きをしなければならない可能性があります。
加入している健康保険組合に確認してください。

⑥ 労働保険名称・所在地等変更届

労働保険名称・所在地等変更届は、労働保険適用事業場の移転を行った場合の手続きです。
社員を一人でも雇用している事業所は、すべて適用事業場に該当するため届出が必要です。

⑦ 雇用保険事業主事業所各種変更届

雇用保険の適用事業所を移転したときは、公共職業安定所に雇用保険事業主事業所各種変更届の届出を行います。
変更の事実がわかる登記事項証明書などを用意して手続きを行いましょう。
電子申請も可能です。

⑧ 移転登記

移転登記は、会社の本社や支社を移転した際は、法務局で移転登記を行わなければいけません。
株主総会議事録や取締役会議事録といった添付書類も提出する必要があるので、早めに対処しましょう。
また、管轄が変わる場合は6万円、変わらない場合は3万円の登録免許税が発生します。
移転登記の手続きは社員でも行えますが、司法書士に依頼する場合は報酬が必要です。

⑨ 車庫証明

車庫証明（自動車保管場所証明書）は、法人名義の車を保有している場合、原則として取得しなければいけません（一部適用除外地域があります）。
管轄の警察署が指定している様式の申請書と保管場所の所在図、保管場所を使用する権利があることを証明する書類などの必要書類を用意して、申請を行いましょう。

⑩ 給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書

給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書は、社員を雇用し、給与を支払っている事業者が事務所の移転を行った際に必要な届出です。
添付書類はありませんが、税務署に直接持っていく場合は本人確認書類の提示を求められる可能性があります。

⑪ 消防計画作成（変更）届出書

消防計画作成（変更）届出書は、一定規模以上のオフィスを使用する場合、建物のオーナーまたはビル管理者が消防計画を作成し、消防署に届け出なければいけません。
オフィスの場合は収容人員が50人以上の場合、管理者の設置と届出が必要です。
収容人員の計算方法などの詳細は、管轄の消防署に確認してください。

管理者の変更や選任を行った場合は「統括防火・防災管理者選任（解任）の届出」も併せて行いましょう。

会社を移転するメリット

会社移転には煩雑な手続きが必要な一方で、多くのメリットがあります。
社員の満足度や生産性の向上、ブランドイメージの強化、新しいビジネスチャンスの獲得など、企業の成長に寄与する点が多いのも特長です。
会社移転を前向きに捉え、経営に活かしていくためにも、会社移転のメリットを知っておきましょう。

社員のモチベーションがアップする

移転先のオフィスデザインや立地などによっては、引越しが社員のモチベーションアップにつながる可能性があります。
例えば、よりラグジュアリーなビルへ引っ越すことで、自社の成長を感じられるかもしれません。
また、デザイン性に優れたオフィスや、オフィスカフェ・オフィスラウンジのようなリフレッシュできるスペースのあるオフィス、集中ブースのあるオフィスなど、働きやすさにつながる設備を整えたオフィスに移転することで、社員のパフォーマンスが向上します。

社員同士のコミュニケーションが活性化する

オフィス移転は、オフィス内の人の流れを見直すチャンスです。
旧来のデスクをグループ化して配置する島形レイアウトのオフィスから、間仕切りがなくチーム外の人ともコミュニケーションをとりやすい動きのあるオープンレイアウトのオフィスに移転すれば、コミュニケーションの活性化を図れるでしょう。
同様に、社員同士が自然と集まれるマグネットスペースやリフレッシュスペースを設けることでも、コミュニケーションの生まれやすいオフィスを作れます。

優秀な人材の採用につながる

柔軟な働き方がしやすいクリエイティブなオフィスを作ったり、自社のブランディングにつながるオフィスデザインを採用したりすることが、優秀な人材の採用につながる可能性があります。

例えば、「フリーアドレスにしてテレワークを取り入れる」というオフィスであれば、出社したい人材だけでなく、在宅勤務を希望する人材からの応募も見込めます。
より幅広い求職者の中から、自社にマッチした人物を見つけられるかもしれません。

コストの削減ができる

テレワークやフレックスタイムの導入などにより、社員全員がオフィスに出社しないケースも増えています。
そうなると、実際のオフィス面積と必要なオフィス面積が合致しなくなるかもしれません。
適したサイズのオフィスに移転することで、無駄な家賃や光熱費などを削減できます。

また、近年では、書類のペーパーレス化によって書類の保管スペースが不要になることもあります。
この場合も、オフィス移転によってコスト削減が可能です。
無駄をなくし、最適化したオフィスを作ることが、業務の効率化とコストの適正化につながります。

会社を移転するデメリット

会社移転は、通常業務と並行してプロジェクトを進めるため、デメリットもあります。
どのようなデメリットがあるのかを把握して、デメリットを減らせるように進めていきましょう。

コストや手間がかかる

オフィスの引越しには、多方面の業者手配やスケジュール調整、各種手続きが必要です。
また、新オフィスの初期費用や引越し代金、内装工事代金といったコストもかさみます。
社員がオフィス移転プロジェクトを成功させるという同じ目的意識を持ち、一体となることで、手間やコストをかけるだけの価値がある新オフィスを目指しましょう。

働きにくいオフィスになる可能性がある

コスト削減やデザイン性などを重視するあまり、社員にとって働きにくいオフィスになってしまうおそれもあります。
あらかじめ、目指すべき働き方とそのためにオフィスに持たせたい機能を明確にしておきましょう。
社員の働きやすさや機能性、デザイン性など、総合的に配慮したオフィスを目指すなら、経験豊富な業者に相談することもおすすめです。

会社の引越しには、綿密な準備が必要

会社の引越しには、多くの手間と時間がかかります。
トラブルを起こさないためには、余裕を持ったスケジュールで、しっかり準備をした上で進めていくことが大切です。
期限が定められている手続きも多いため、遅くとも移転を希望する日の6ヵ月前には動き出せるようにしておきましょう。

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