オフィスのレイアウトを変更するメリットとは？目的や手順を解説

生産性の向上やコミュニケーションの活性化を目的として、オフィスのレイアウトを変更する企業が増えています。
オフィスのレイアウト変更には、さまざまなメリットがあるため、関心のある人もいるのではないでしょうか。
ここでは、オフィスのレイアウトを変更する目的や手順、メリット、レイアウト変更を依頼する業者を選ぶ際のポイントのほか、負担を抑える方法について解説します。
また、実際にレイアウトを変更した企業の事例も紹介します。

企業がオフィスのレイアウトを変更する目的

企業がオフィスのレイアウトを変更する目的としては、生産性の向上やコミュニケーションの活性化、働きやすい環境の整備などが挙げられます。
また、レイアウトの変更は、社員の満足度や企業イメージの向上にも役立ちます。
従来のオフィスは、部門ごとにデスクを「島」のように配置するのが一般的でした。
しかし近年では、さまざまな働き方に対応した多種多様なレイアウトが考案されているため、企業は自社の目的や働き方に合ったレイアウトを選択できるようになりました。

レイアウトを変更する際の手順

目的を明確にしないまま、オフィスのレイアウト変更を実施してしまうと、理想の働き方を実現できない可能性があります。
そのため、オフィスのレイアウト変更は、社内で目的を明確化した上で、慎重に検討を進める必要があります。
ここでは、レイアウトを変更する際の手順について解説します。

① 課題を洗い出して目的を明確化する

オフィスのレイアウトを変更する際、まずは目的を明確にしましょう。
目的を明確化するために、社員からヒアリングやアンケートで意見を集め、現在のオフィスの課題を洗い出すのも一つの方法です。
顕在化していなかった課題を可視化でき、レイアウト変更する目的がより明確になります。
一般的なオフィスが抱える課題には、以下のような課題があります。

課題が明らかになったら、それらを解消できるよう、レイアウト変更の目的を定めます。
具体的なレイアウトの検討を進める中で、軸がぶれてしまわないよう、レイアウト変更の目的を明確にして、社内で共有することが大切です。

② 業者を選定する

レイアウト変更の目的が明確になったら、レイアウト変更を依頼する業者を選定します。
実際にオフィスのレイアウトを変更する際、自社のみでの対応は難しいため、オフィス全体のデザインや具体的なレイアウト設計、施工を専門とする業者へ依頼するのが一般的です。
実績や施工事例を参考に、自社の希望やイメージを実現できる業者を選定しましょう。
業者から専門的なアドバイスや提案を受けながら、具体的なレイアウトを検討していきます。

具体的な検討を進めるためには、デザインやレイアウト設計、施工などを担当する業者との連携が必要になりますが、複数の業者と契約する場合、やりとりに手間と時間がかかります。
やりとりの負担をできる限り減らし、スムーズなレイアウト変更を実現したい場合は、デザインやレイアウト設計から施工までを、一貫して対応できるオフィス移転トータルサポート会社の活用がおすすめです。

③ オフィスのデザインやレイアウトを決める

レイアウト変更に協力してもらう業者を選定できたら、オフィス全体のデザインや具体的なレイアウトの検討を進めましょう。
理想のオフィスを実現するため、業者と相談しながらイメージを共有することが重要です。

オフィスのレイアウトは多様化しており、執務エリアだけでも、部門を「島」のように配置する対向型や、部門ごとにデスクを背中合わせに配置する背面型など、さまざまな種類があります。
それぞれのレイアウトには、メリットとデメリットがあるため、業者からアドバイスを受けながら、レイアウト変更の目的に合ったデスクの配置を選択することが重要です。

④ スケジュールを立てる

オフィスのデザインやレイアウトが決まったら、具体的なスケジュールを立てます。
自社のみで詳細なスケジュールを立てるのは難しく、スムーズにレイアウト変更を実施するためには、業者との打ち合わせが必要です。
また、施工期間中は業務に支障をきたすことが考えられるため、社内の調整や調整を進めましょう。
さらに、工事規模が大きくなる場合は、一時的な移転も検討が必要になります。

⑤ 工事を実施する

スケジュールが決まったら、工事を開始します。
オフィスの移転を伴わないレイアウト変更の場合は、業者に相談すれば、社員の休日の間に工事を進められるよう、調整することも可能です。
一般的に、オフィスを使用する人がいない土曜日と日曜日の2日間、または金曜日の夜からの日曜日までの2日半を工期とする場合が多いため、業務に影響がないようスケジュールを調整しましょう。
一方、工事に大掛かりなリノベーションを含む場合は、休日の工事を複数回繰り返したり、ゴールデンウィークやお盆休みなどの休業中に工事を実施したりします。
なお、工事の実施にあたっては、工事状況を確認する施主検査も必要です。
希望通りに工事が進んでいるかどうかを確認し、問題点があれば修正してもらいます。

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具体的にどのように設計をするかについては、関連記事 「柔軟な働き方を実現して社員の満足度をアップするオフィス」 にて、実際の事例を例に解説しております。あわせてご覧ください。

レイアウト変更の3つのメリット

オフィスのレイアウト変更は、企業と社員にとって多くのメリットがあります。
ここでは、レイアウトを変更する3つのメリットについて解説します。

① 業務効率化

オフィスのレイアウトを変更するメリットとして、業務効率化が挙げられます。
レイアウトを変更し、社員の職種や業務内容に合ったオフィスにできれば、業務の効率を高められるでしょう。
例えば、オンラインでの商談が多ければ、商談に使いやすい小さな会議室や個室ブースを増設することで、商談に集中できる環境を作れます。

また、部門や業務内容によっても、使いやすいレイアウトは異なります。
画一的に同じ形の座席を配置するのではなく、集中ブースやオープンスペースなどを用意して、業務に適した場所を選べるようにすれば、業務効率の向上が可能です。

② コミュニケーション活性化

コミュニケーションの活性化に役立つ点も、オフィスのレイアウトを変更するメリットのひとつです。
例えば、デスクの「島」を縦横に配置するクロス型のレイアウトを採用すれば、人の流れが生まれやすくなります。
また、オフィスカフェなどの、コミュニケーションが生まれやすい空間を設置することも効果的でしょう。
適切にレイアウトを設計すれば、コミュニケーションを促せるため、社内のコミュニケーション不足に課題がある企業にとって、レイアウトの変更は効果的な解決策になり得ます。

③ ブランディングへの貢献

社内外へのブランディングに貢献する点も、オフィスのレイアウトを変更するメリットです。
コミュニケーションの生まれやすいレイアウトやオフィスカフェを取り入れたり、業務に合わせて座席を選べる環境を整えたりすることは、社員に対するインナーブランディングに役立ちます。
また、取引先や求職者に対するアウターブランディングを向上させるには、外部の人が利用するエントランスなどのエリアを、自社の象徴になるようなデザインやレイアウトへ変更するとよいでしょう。

レイアウト変更を依頼する業者を選ぶ際の3つのポイント

オフィスのレイアウト変更には、さまざまなメリットがありますが、自社だけで実施するのは難しく、専門業者への依頼が一般的です。
ここでは、レイアウト変更を依頼する業者を選ぶ際の、3つのポイントを紹介します。

① 実績を比較する

レイアウト変更を依頼する業者を選ぶ際は、業者の公式サイトなどを参考に、過去の実績を比較します。
施工実績だけでなく、施工数についても確認が必要です。
ひとつだけすばらしいレイアウトの施工事例があったとしても、実績が豊富でなければ、自社に合った提案をしてもらえない可能性があるため、施工件数の多い実績のある業者を選ぶことが重要です。
公式サイトで施工事例などの実績を公開していない業者もあるため、問い合わせの段階で過去の実績について知りたいと伝えるとよいでしょう。

② デザインの提案力を比較する

レイアウト変更を依頼する業者を選ぶ際は、デザインの提案力についても比較しましょう。
オフィスデザインは多様化していて、機能を重視したオフィス設計が得意な業者もあれば、意匠性の高いデザインを得意とする業者もあります。
業者によって得意なデザインが異なるため、自社の希望に合う業者を選ぶことが重要です。
また、業者から提案されたデザインやレイアウトを検討する際は、デザイン性と使いやすさの両面を検討しなければなりません。
スタイリッシュで魅力的に見えるオフィスでも、自社の業務内容や目指す働き方とマッチしていないデザインやレイアウトでは、課題の解決につながらない可能性があります。

③ 見積もりが予算内に収まるか確認する

業者を選ぶ際には、見積もりが予算内に収まるかどうかについても確認が必要です。
オフィスのレイアウト変更にかけられるコストは、企業によって異なります。
予算を決めずにレイアウト変更を進めてしまうと、希望を実現するため、費用が膨れ上がってしまう可能性があります。
あらかじめ予算を決め、予算の範囲内で見積もり・提案をしてくれる業者を選ぶことが重要です。
費用の見当がつかない場合は、業者に相場について質問してみましょう。
また、見積もりの金額だけで決めてしまうのではなく、見積もりの内容や追加費用の有無をしっかり確認してください。

レイアウト変更の負担を抑える方法

レイアウト変更の負担を抑えるためには、レイアウト変更に必要な作業を、一貫して担当できるオフィス移転トータルサポート会社に依頼するとよいでしょう。
レイアウトの変更には、デザインやレイアウト設計、施工など、さまざまな作業が必要になりますが、一貫して対応できる1社に依頼すれば、作業の負担を抑えることが可能です。
また、依頼を1社に絞ることで費用負担も抑えられるメリットもあります。

一方、各作業を複数の業者に分散して依頼すると、費用がかさんでしまいます。
さらに、各業者とのやりとりやスケジュール調整といった業務が発生し、社員の負担になる可能性もありますが、オフィス移転トータルサポート会社に依頼すれば、すべて1社で対応してもらえるため、複数の業者に連絡したり、業者間の調整をしたりする手間がなくなります。

レイアウト変更の実施事例

ここからは、オフィスのレイアウトを変更した事例を2つ紹介します。
レイアウト変更の目的やオフィスのデザインについて、見ていきましょう。

利便性の向上とコミュニケーション機会の創出を実現：旭化成住宅建設株式会社 様

旭化成住宅建設株式会社では、利便性の向上とコミュニケーション機会の創出を目指し、エントランスや会議室、執務エリア、フリースペースなどオフィス全体のレイアウトを変更しました。
全体に木のぬくもりを感じさせるデザインを取り入れ、植物を配置することで居心地のよい空間にしています。

レイアウト変更前のオフィスでは、縦一列に座席の大きな「島」を配置していましたが、横並びの分散配置へと変更しました。
また、カウンター席や打ち合わせスペースには、執務エリアとは異なるやわらかな照明を採用し、交流しやすい雰囲気を作り出しています。

ブース型の座席で業務に集中できる環境を実現：クアーズテック株式会社 様

クアーズテック株式会社では、オフィスの老朽化が進んでいたため、フルリノベーションを実施しました。
ブース型の座席を採用したレイアウトに加え、天井や下地材も取り替えることで、オフィス全体の利便性向上を実現しています。

オフィスのレイアウト変更は、見た目だけでなく、機能性や生産性の向上につながります。
OAフロアの採用による配線の収納、会議室とリフレッシュルームの新設といった工夫によって、より過ごしやすいオフィス空間を構築しました。

まとめ｜オフィスのレイアウトを変更して課題を解決しよう

オフィスのレイアウト変更には、生産性の向上やコミュニケーションの活性化などさまざまなメリットがあります。
一方で、デザインやレイアウトの検討には、専門的な知見が必要となり、自社のみでは対応が難しいため、オフィス移転トータルサポート会社への相談がおすすめです。

オフィス移転トータルサポート会社オフィスコムでは、お客さまの事業内容や理想のオフィスをヒアリングし、最適なレイアウトをご提案しています。
オフィスのレイアウトについて疑問がある場合は、ぜひお気軽にご相談ください。