オフィスカフェを設置するメリットは？活用できる場面を解説

社員のコミュニケーション活性化などを目的として、オフィスカフェを設置する企業が増えています。
オフィスカフェには、さまざまなメリットがあるため、導入に関心のある人もいるのではないでしょうか。
ここでは、オフィスカフェを設置するメリットや活用できる場面、設置する際のポイントについて解説します。
また、実際にオフィスカフェを設置した企業の事例も紹介します。

オフィスカフェはオフィス内のカフェのような空間

オフィスカフェは、オフィスに設置するカフェのような空間です。
社員にコーヒーやお茶などを提供するだけでなく、リラックスした時間を過ごし、リフレッシュしてもらうために設置します。
従来のオフィスにも、休憩室や給湯室、食堂といった、社員のための空間はありました。
しかし、これらのスペースは、一般的に執務エリアとは完全に分けられた場所にあり、休憩や食事といった特定の役割だけのための場所でした。

一方、オフィスカフェは、一般的に執務エリアの近くに設置され、幅広い用途での利用を想定しています。
また、多くの企業では、オフィスカフェを外部のカフェのようなおしゃれな内装にすることで、社員のリフレッシュやコミュニケーションの活性化につなげています。

オフィスカフェを設置する企業が増えている2つの理由

働きやすい環境の整備が、社員のモチベーション向上や生産性アップ、離職率の低下につながるため、近年、社員の働く環境を改善する施策として、オフィスカフェの設置に取り組む企業が増えています。
ここでは、オフィスカフェを設置する企業が増えている2つの理由について解説します。

① コミュニケーションの活性化

オフィスカフェを設置する企業が増えているのは、コミュニケーションの活性化が重視されるようになってきたからです。
リモートワークの普及によって社員同士のコミュニケーションが減少しているという課題があるため、コミュニケーションを自然と増やせるオフィスカフェに注目が集まっています。

② 働きやすい環境の整備

働きやすい環境の整備が必要な点も、オフィスカフェを設置する企業が増えている理由のひとつです。
売り手市場の採用環境が続く中、求職者にアピールできる職場環境の整備や、離職防止のための施策が求められています。
気軽にリフレッシュできるオフィスカフェがあれば、仕事の合間に気分転換ができるだけでなく、ちょっとした業務の相談をする際にも活用できます。
オフィスカフェを設置して働きやすい環境を整備することで、社員のエンゲージメントも高まるでしょう。

オフィスカフェを設置する4つのメリット

オフィスカフェの設置は、企業と社員にとって多くのメリットがあります。
ここでは、オフィスカフェを設置する4つのメリットについて解説します。

① コミュニケーションの活性化と心理的安全性の向上

オフィスカフェを設置するメリットとして、コミュニケーションの活性化と心理的安全性の向上が挙げられます。
オフィスカフェは、さまざまな社員が利用し、部門やチームを超えた人々が集まる空間になるため、業務では接点の少ない人とも、コミュニケーションを取るきっかけとなるでしょう。
業務に直接関係のない雑談もできる空間を作ることで、社内の心理的安全性を高める効果も期待できます。

心理的安全性とは、社内や部門の中で、安心して発言できる状態のことです。
心理的安全性が低い状態だと、疑問や意見などがあっても、否定されるのではないかという不安から、口に出せない可能性があります。
コミュニケーションを活性化し、社員同士の相互理解を深めることが、心理的安全性の向上につながります。

② 生産性と創造性の向上

社員の生産性と創造性の向上に役立つ点も、オフィスカフェを設置するメリットのひとつです。
気軽に気分転換できるオフィスカフェを設置すれば、リフレッシュして生産性を高められます。
また、執務エリアと異なる雰囲気のオフィスカフェは、新たなアイディアの創出にも役立ちます。
気分を変えて業務に取り組んだり、周囲の社員から意見を聞いたりすることで、創造性を高められるでしょう。

③ 社員の満足度向上

社員の満足度が向上する点も、オフィスカフェを設置するメリットです。
仕事に疲れて休みたいとき、自席でコーヒーやお茶を飲むだけでは、休憩はできても気分転換にはなりません。
また、忙しい就業時間の中で外出して、外部のカフェに行くことも難しいでしょう。
一方、オフィスカフェなら仕事の合間に利用できる上、費用もかかりません。
オフィスカフェは社員にとって、魅力的な福利厚生のひとつになります。

④ 採用活動への貢献

オフィスカフェを設置するメリットとして、採用活動への貢献も挙げられます。
売り手市場の採用環境が続いており、優秀な人材を確保するためには、社員の働く環境の向上に取り組むことが重要です。
オフィスにリフレッシュできる空間があることは、社員の働きやすさにつながるため、求職者へのアピールになります。

オフィスカフェを活用できる3つの場面

オフィスカフェは社員のリフレッシュや気分転換のほかにも、さまざまな場面で活用できます。
ここでは、オフィスカフェを活用できる3つの場面について解説します。

① ミーティング

オフィスカフェを活用できる場面として、ミーティングが挙げられます。
会議室でのミーティングは、どうしても、かしこまった雰囲気になってしまうでしょう。
一方、オフィスカフェでは、カジュアルな雰囲気の中で、活発に意見を出し合いたいときや、業務の中でのちょっとした打ち合わせに適しています。

ただし、オフィスカフェでミーティングをする場合、会話の内容には注意が必要です。
特に、社外の関係者や訪問客との打ち合わせにも利用できるように、オフィスカフェを開放している場合は、社員同士であっても、機密性の高い内容を話さないように、ルールを定めて周知することが大切です。

② 懇親会やイベント

懇親会やイベントにも、オフィスカフェを活用できます。
例えば、終業後に懇親会を開催する際、外部の飲食店を予約するとなると、担当者は参加者の確認や時間調整など、さまざまな準備をしなければなりません。
一方、オフィスカフェで行う参加自由の懇親会であれば、ケータリングを用意するだけで開催でき、負担が軽くなります。

また、オフィスカフェは、社外の人を招いたセミナーや交流会などのイベント会場としても活用できます。
会場やレンタルスペースなどを借りる必要がないため、コストの削減も可能です。
ただし、オフィスカフェを懇親会や社外の人も参加するイベントの会場として利用する場合は、一定程度の広さが必要になります。
懇親会やイベントの需要がある場合は、あらかじめモニターなどの必要な設備を設置できるよう、デザインや設計を検討する必要があります。

③ 社員への情報提供

オフィスカフェは、社員への情報提供の場としても活用できます。
コーヒーメーカーやウォーターサーバーなどを設置するのが一般的ですが、本棚を設置して業務に役立つ書籍を置いたり、掲示板やモニターを設置したりする企業もあります。
従業員が自然と集まるオフィスカフェで情報提供することは、さまざまな情報の社内への浸透に役立つでしょう。
ただし、全社員に必ず把握してもらいたい情報については、メールなどで知らせる必要があります。
オフィスカフェでの情報提供は、社内イベントのリマインドや、イベントレポートなどの掲示、豆知識の発信などに活用するのがおすすめです。

オフィスカフェを設置する際の3つのポイント

オフィスカフェはさまざまな場面で活用できますが、社内での配置やデザインによっては、期待通りの効果を得られない可能性もあります。
ここでは、オフィスカフェを設置する際の3つのポイントについて解説します。

① 執務エリアと完全に分けない

オフィスカフェは、執務エリアと完全に分けずに配置するのがポイントです。
オフィスカフェは休憩室や食堂とは役割が異なり、気軽にリフレッシュできることが重要なので、壁やパーテーションで分けずに執務エリアから一続きの空間として設置しましょう。

② 水回りの工事をするか検討する

オフィスカフェを設置する際、水回りの工事をするかどうかについても検討しましょう。
社内に本格的なカフェをオープンしようとすると、水回りの工事が必要になり、コストも増加してしまうため、設置のハードルが上がってしまいます。
ただし、水回りの工事を実施しなくても、排水タンク付きのコーヒーマシンなどを活用すれば、オフィスカフェは設置可能です。
必要な機能やコストについて慎重に検討することで、自社に適したオフィスカフェを設置できます。

③ オフィスカフェを利用したくなる工夫をする

オフィスカフェを設置する場合、積極的に利用したくなるような工夫をしましょう。
オフィスカフェを設置する目的は、仕事の合間の気分転換やコミュニケーションの活性化です。
積極的に利用してもらうためには、おいしいコーヒーを手軽に楽しめたり、仕事の息抜きにお菓子を食べられたりするなど、カフェスペースに行きたくなる理由をつくることが大切です。

具体的にはコーヒーマシンやウォーターサーバー、電気ポットを設置するだけでなく、ドリップコーヒーやティーバッグの種類を増やしたり、定期的に変えてみたりすることで、社員はカフェスペースに行くことが楽しみになります。
また、チョコレートや飴などのお菓子を置くといったちょっとした工夫で、仕事の合間に気分転換を促すことも可能です。
オフィスカフェに人が集まることで、マグネットスペースとして機能するようになり、結果的に社員同士のコミュニケーションを活性化させることができます。

オフィスカフェの設置事例

ここからは、オフィスカフェの設置に成功した事例を2つ紹介します。
設置の目的やデザインなどについて、見ていきましょう。

状況に応じて座席を使い分けられるオフィスカフェを実現：旭化成住宅建設株式会社 様

旭化成住宅建設株式会社では、社員のコミュニケーション活性化を目指し、カウンター席と打ち合わせスペースのあるオフィスカフェを新設しました。
また、植物も配置することで、リラックスできる環境を整えています。
複数の種類の座席を用意し、社員がひとりでリフレッシュしたいときはカウンター席、数人でゆったりと話をしたいときは打ち合わせスペースを選択できるようにしました。

静かさと明るい雰囲気を両立：生興株式会社 様

生興株式会社では、生産性と社員満足度の向上を目指して、オフィスカフェを設置しました。
カウンター席とテーブル席をルーバーで仕切ることで、オフィスカフェ全体の静かさと視認性を共存させています。
また、植物を配置して落ち着ける空間を演出する一方、テーブル席に社員が集まりやすいよう、明るい雰囲気の空間にして、コミュニケーションの活性化につなげています。

まとめ｜自社に適したオフィスカフェを設置しよう

オフィスカフェは、コミュニケーション活性化や生産性向上などに役立ちます。
一方で、座席や設備の検討には、専門的な知見が必要となり、自社のみでは対応が難しいため、オフィス移転トータルサポート会社への相談がおすすめです。

オフィス移転トータルサポート会社オフィスコムでは、お客さまの事業内容や理想のオフィスをヒアリングし、最適な形のオフィスカフェの設置をご提案しています。
オフィスカフェについて疑問がある場合は、ぜひお気軽にご相談ください。