コミュニケーションスペースでオフィスを活性化！導入事例を紹介

コミュニケーションスペースとは、社員同士で気軽な会話や情報交換ができる、オフィス内に設けられたオープンなエリアのことです。
テレワークが普及した昨今、オフィスには業務に取り組む場としてだけではなく、出社した社員同士がコミュニケーションをとる場としての役割も求められるようになりました。
こうしたニーズの変化によって、コミュニケーションスペースを導入する企業が増えています。

本記事では、コミュニケーションスペースによって解決できるオフィスの課題や設置するメリット、導入事例などについて解説します。
これからコミュニケーションスペースの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

コミュニケーションスペースを求めるオフィスが抱える課題

少し前までの働き方であれば、業務の中で自然と社員同士が接する機会が生まれていました。
しかし、近年では、社内のコミュニケーション不足に悩む企業が少なくありません。
コミュニケーションスペースを求めるオフィスには、下記のような課題があります。

気軽なコミュニケーションが減少している

オフィスにおけるコミュニケーションは、業務に関わるものだけとは限りません。
気軽に話しかけたり、ちょっとしたアドバイスをしたりするといった社員同士の人間関係が成立してこそ、スムーズに進む業務もあるでしょう。
しかし、近年ではテレワークの増加やチャットツールの発達によって対面でのやりとりが減り、気軽な会話が生まれにくくなっています。

メールや電話で聞くほどではないけれど、会ったついでに確認したいというようなちょっとした問題は、オフィスで顔を合わせる機会が減少すると解消が困難になります。
「わざわざ確認するほどでもない」という考えで仕事を進めた結果、すれ違いによるトラブルが発生する可能性も否めません。

部署外の情報が入らず、会社全体の動きがつかみにくい

社内のコミュニケーションが不足し、部署外の情報を得る手段がないと、業務全体の流れや全社的な動きがつかみにくくなります。
俯瞰的な視点を持てないことで、会社全体の利益を考えた行動をとれなくなる可能性もあります。
企業活動には、複数の部署やチームの連携が欠かせません。
個人の業務に直接関わらない情報であっても、広く社内の情報を得ることで、社員一人ひとりの視野が広がります。

近年では、部署を越えた交流会や社内イベントが行われる機会は減少傾向にあります。
勤務時間外のイベントには参加したくないという社員も少なくありません。
企業には、こうした状況下でも社員に負担をかけることなく、部署外のメンバーともやりとりできる場を提供していくことが求められます。

帰属意識が薄れて、社員が会社にコミットできない

コミュニケーションの機会が少ないと、社員の帰属意識が薄れる可能性があります。
身近な人間関係が育まれないままでは、組織に対する愛着が芽生えないのは当然かもしれません。
帰属意識が低い社員は、会社の利益を考えた行動や積極的な活動を起こしにくくなります。
離職率にも影響を及ぼすでしょう。

社員同士が交流を持って親交を深め、チームや会社に所属しているという意識が強まれば、業務にも前向きに取り組めるようになるはずです。

コミュニケーションスペースがもたらすメリット

コミュニケーションスペースは、コミュニケーションの活性化にとどまらないさまざまなメリットをもたらします。
具体的なメリットは、下記のとおりです。

異なる部署間の交流が活性化する

部署を問わず誰でも利用できるコミュニケーションスペースを設けることで、異なる部署の社員同士の交流が活性化します。
日頃から顔を合わせる機会の少ない社員同士が出会えば新たな会話が生まれ、さまざまな情報や意見のやりとりが行われます。

事業に関連することはもちろん、プライベートな会話や雑談であっても、社員同士の心の距離が近づくことで、組織全体の連携強化につながるでしょう。

社員の生産性が向上する

コミュニケーションスペースで社員がリフレッシュできれば、集中力が高まり、生産性の向上につながります。
コミュニケーションスペースは、席が固定された執務スペースや会議室とは異なる空間です。
リフレッシュスペースやカフェスペースといった形で設置されることも多く、社員の息抜き、気分の切り替えの場としても機能します。

仕事で行き詰まったときにデスクに向かい続けても、効率が悪くなるだけです。
自宅やカフェのようにリラックスできる環境があれば、集中力の回復も期待できるでしょう。

イノベーションを促進する

コミュニケーションスペースでの活発な交流や偶然の出会いは社員にさまざまな刺激を与え、新しい発想やアイデアといったイノベーションを促進します。
一人で考え込んでいるだけでは、発想のパターンも固定化されてしまいます。

コミュニケーションスペースでのリフレッシュや、日頃は関わることがない人とのやりとりによって、新たな切り口を見つけることができるかもしれません。

離職率が改善する

社員にとって魅力的なコミュニケーションスペースを設置することは、離職率の低下にもつながります。
コミュニケーションスペースで適宜リフレッシュしながら働ければ、社員の働きやすさや職場への満足度が向上するでしょう。
コミュニケーションが活性化されることで、社内の人間関係が良好になり、仕事に対するモチベーションや自社への愛着心の向上につながります。
結果的に、自然と離職する社員が少なくなり、定着率が上がります。

また、求職者にとっても「社員のために快適なオフィスづくりをしている」「おしゃれなコミュニケーションスペースがある」「離職率が低い」といった要素は、魅力的に映るはずです。

企業のブランディングにつながる

デザイン性の高いおしゃれなコミュニケーションスペースは、企業のブランディングに役立ちます。
オフィスデザインに企業の在り方や考え方を反映できれば、社員はもちろん、対外的にも自社がどのような価値を持った企業なのかを伝えることができます。
社員の働きやすさに配慮していることをアピールすることは、企業イメージの向上にもつながるでしょう。
社外の人も利用できるコミュニケーションスペースを設置している場合は、来客や求職者などにも、その企業らしさを体感してもらえます。

コミュニケーションスペースを導入する際のポイント

コミュニケーションスペースを導入するのであれば、社員同士の交流やアイデアの創出を後押しし、働きやすさにつながる空間でなければ意味がありません。
ここでは、コミュニケーションスペースの導入を成功させるためのポイントを、6つご紹介します。

① アクセスしやすい場所に設置する

コミュニケーションスペースは、オフィス内で働くすべての社員がアクセスしやすい場所に設置するのがポイントです。
コミュニケーションスペースのメリットのひとつに、部署を越えた社員同士の交流を促進できる点があります。
部署を問わず利用しやすいエリアに配置することで、多くの社員が気軽に利用できる環境を整えられるでしょう。
自然と人が集まる場所にコミュニケーションスペースを設置すれば、利用率も高められます。

② 予約不要のミーティングスペースとしての機能を持たせる

コミュニケーションスペースの一画に堅苦しくない円卓のようなテーブルや、ソファといったリラックスできるオフィス家具を設置することによって、予約をしなくても使用できるミーティングスペースとして利用することができます。
会議室を予約したり、スケジューリングしたりしなくても、必要に応じて即座に打ち合わせができることで、意思決定のスピードを高める効果が期待できます。

③ リフレッシュできるエリアとしても活用してもらう

コミュニケーションスペースの利用を促すため、気分転換ができるリフレッシュエリアとしての機能を兼ね備えさせるのも効果的です。
セルフでコーヒーやお茶を入れられるカフェスペースがあれば、一息つきたい社員が自然と集まってくるでしょう。
アイデアがわくようなブックコーナー、くつろげるソファ席など、仕事と切り離した空間をあえて設けることで、社員のストレス解消や生産性の向上に役立ちます。
植物や音楽といったアイテムを取り入れるのもおすすめです。

④ 社員のニーズを取り入れたエリアを設ける

コミュニケーションスペースのデザインや設置する家具、具体的な用途などには、社員の意見を反映させましょう。
トップダウンでコミュニケーションスペースの設置を進めてしまうと、実用的ではないスペースになってしまうおそれがあります。
コミュニケーションスペースを無駄にしないためにも、実際に利用する社員の声に耳を傾けることが重要です。

⑤ オープンエリアと集中エリアのメリハリをつける

コミュニケーションスペースにさまざまなエリアを設ける場合は、オープンエリアと集中エリアのメリハリをつけましょう。
特に、オフィスをフリーアドレス型にしてコミュニケーションの活性化を図る場合、すべてのエリアがオープンな状態では、外部のノイズが集中する社員の業務を妨げるおそれがあります。
フリーアドレス型のオフィスでは、集中ブースを設置するといった配慮が必要です。
併せて、会議や飲食を行う場所を限定するなど、社員一人ひとりが快適に過ごせるルールづくりが求められます。

⑥ セキュリティ対策を欠かさない

多くの人が行き交うコミュニケーションスペースでは、セキュリティ対策にも気を配らなければいけません。
オフィスには、多くの情報や資産が存在しています。
企業の持つ情報や資産と、社員の個人的な資産の両方を守れる仕組みが必要です。
外部の人も利用するエリアでは、機密情報を含むミーティングなどを行わないことをルール化しましょう。

コミュニケーションスペースの導入事例

ここからは、オフィスに新たなスペースを設けることで、コミュニケーションを促すスペースづくりをされている企業事例をご紹介します。
既存のオフィスにパーテーションや家具を導入することによって交流の場を作ることも可能です。
ぜひ参考にしてみてください。

1. フリーアドレス型のワークスペース

広々としたフリーアドレス型のスペースで、チームメンバーとのミーティングも、個人作業も行うことができます。
毎日異なる席に座るため、様々な部署の人との交流を自然に促すことができます。

2. 予約不要で使用できるオープンなミーティングスペース

島型のデスクレイアウトを基本としながらも、新しい働き方に合わせて社員が気軽に会話ができるソファー席も、コミュニケーション活性化に最適です。
オープンな環境で、他部署とのプロジェクトもスピーディーに進めることができ、業務の効率化にも繋がります。

3. 社内行事で大人数が集まることができるフリースペース

ミーティングルームにレイアウト変更可能なスライディングウォールを導入し、様々な用途で使用できる空間に仕上げました。広さを可変できるため、チーム単位の会議からセミナー、社内行事と幅広く活用できます。

4. カジュアルな交流が楽しめるリフレッシュスペース

休憩スペースに、ピンポン台とワークテーブルの2つの機能を兼ね備えたユニークな家具を配置。仕事の合間のリフレッシュタイムとして、社員同士が気軽に交流を楽しむことができるようになりました。

5. カフェ風の落ち着いたミーティングスペース

くつろげるオシャレなカフェをコンセプトに作られたミーティングスペースは、オフィスに初めて訪れる来客者の方でも落ち着くことのできる空間に仕上がっています。
リラックスしたコミュニケーションの場を演出するために、落ち着いたトーンのインテリアの選定やグリーンの導入は効果的です。

まとめ｜コミュニケーションスペースを導入して、オフィスを活性化させよう

働き方が変化したことによって、オフィスに備える機能にもアップデートが求められる時代になりました。
常に変化するビジネスシーンに必要なのは、社員が部署内外のメンバーと横断的に意見や情報を交換し、スピーディーに連携がとれるオフィスといえるでしょう。
コミュニケーションスペースによって社員同士の交流が活発化すれば、企業全体の生産性向上やイノベーションの促進につながります。

オフィス移転トータルサポート会社オフィスコムでは、お客様の用途やご希望に沿ったコミュニケーションスペースのご提案が可能です。
オフィスのリフォームや移転に伴うコミュニケーションスペースの設置を検討する際には、数多くの実績を持つオフィスコムまでお気軽にご相談ください。