フリーアドレスはなぜ苦痛？ストレスの理由と課題への対策を解説

フリーアドレスとは、オフィスの座席を固定せず、社員が自由に座席を選んで働くワークスタイルです。
自由度の高いワークスタイルとして採用する企業も多く見られますが、一部の社員にとっては苦痛を感じる場合があります。
フリーアドレス導入を考える企業は、社員がフリーアドレスにどのような苦痛を感じるのか、またどうしたら苦痛を取り除くことができるのかについて理解しておきましょう。
この記事では、フリーアドレスが苦痛でストレスを感じる社員がいる理由とそのオフィスの特徴のほか、課題への対策について解説します。

フリーアドレスが苦痛でストレスを感じる社員がいる理由

自由度が高い働き方のはずのフリーアドレスですが、マイナスイメージを抱く社員がいるのは、いくつかの理由があります。
まずは、フリーアドレスを苦痛と感じる社員がいる理由について見ていきましょう。

毎回、自分の席を選ばなければならない

フリーアドレスでは自分専用の固定席がないため、出社のたびに、たくさんの席の中からどこへ座るのかを決めなければなりません。
これを苦痛と感じるのは、選択肢が多いほど反対に決断が難しくなる「ジャムの法則」という人間の心理的な特性によるものです。
また、人気の席があり、それを得るために早く出社するという環境では、朝から希望する席を確保するための競争が生まれ、結果としてその負担が苦痛だと感じることがあります。

近くに誰が座っているかわからない

フリーアドレスのオフィスでは、近くに座る社員が誰になるのかわかりません。
よく知らない社員や苦手に思う社員が近く座ることもあり、それによって心理的安全性が保たれないと感じる社員もいるでしょう。
まだ誰も座っていなくても、人によっては「いつ、どんな社員が座るのだろうか」と常に不安や緊張感を抱いてしまい、それが苦痛だと感じることもあります。

荷物を移動させたり収納したりしなければならない

フリーアドレスの場合、荷物を常に持ち運んだり収納したりする必要があり、これが苦痛を感じさせる理由となる可能性があります。
フリーアドレスは固定席と異なり、毎日使う資料や私物を置いたままにできないからです。
特に、職種的に毎日使う資料や備品の量が多く、それらを毎回収納する手間は、次第に大きなストレスになっていくでしょう。

集中力を維持しにくい

フリーアドレスは、集中力を必要とする作業には適さない場合があり、それを苦痛に感じる可能性があります。
固定席とは違い、フリーアドレスでは業務上コミュニケーションを必要とする別職種の社員が、近くに座るといった不確定要素があるからです。
仮に、近くの席でほかの社員が雑談や電話のほか、Web会議などを頻繁に行っていると、作業への集中を妨げる要因になり、それが積み重なるとフリーアドレスに対する苦痛となります。

チーム間の密なコミュニケーションがとりにくい

チームで取り組む作業が多い場合、フリーアドレスのオフィスにおいてはチームメンバーがバラバラに座ることもあり、ちょっとした意見交換に時間と手間がかかることがあります。
このコミュニケーションにかかる労力が負担となり、社員に苦痛を感じさせる要因となるので注意が必要です。
チャットツールやメールでもコミュニケーションは可能ですが、チームとしての一体感が損なわれる可能性もあります。

フリーアドレスを苦痛と感じさせるオフィスの特徴

フリーアドレスを導入したにもかかわらず、オフィス環境や運用次第では社員が苦痛を感じる可能性があります。
続いては、フリーアドレスを苦痛と感じさせ、ストレスの原因となってしまうオフィスの特徴を解説します。

フリーアドレスのオフィスとしての環境が未整備

フリーアドレスのオフィスとして環境整備が不十分であると、社員が苦痛と感じることがあります。
作業に集中できるスペースや書類・私物の収納スペースが確保されていない場合、社員によってはオフィスで快適に仕事をすることが難しくなります。
結果として、企業や部署単位での生産性が低下するおそれもあるでしょう。

フリーアドレス導入の目的と運用ルールが不明確

フリーアドレス導入の目的や運用ルールが曖昧だった場合、現場が混乱し、ストレスを抱える社員が増える可能性があります。
例えば、「フリーアドレス導入で何を実現したいのか」といった疑問を抱く社員には、目的を丁寧に説明する必要があるでしょう。
また、「どのような業務ではどの席を使うべきか」「放置された私物はどう扱うべきか」といったルールを定めて周知しなければ、社員間でオフィス内の席の取り合いが発生したり、物品の紛失や破損などによってトラブルが生じたりするので注意が必要です。

フリーアドレスのオフィスにおけるITサポートツールの未活用

フリーアドレスを円滑に運用するためには、ITサポートツールの活用も同時に行う必要があります。
このようなITサポートツールを活用しない場合、社員はオフィス内で席を探すために時間を浪費したり、来客対応に追われたりする事態になりかねません。
結果として、オフィス全体の生産性低下を招いてしまう可能性があるでしょう。

フリーアドレス導入後の検証・改善が未実施

フリーアドレスは導入して終わりではなく、定期的な検証と改善が不可欠です。
これを怠ると、フリーアドレスによる損失を見過ごすことになり、ストレスを感じる社員を放置することにつながります。
具体的には社員が「席を選べない」「集中できるスペースがない」といった不満を抱えているにもかかわらず、対応しない場合です。
これによって、社員のモチベーション低下や離職者の増加が起きる可能性もあるため、フリーアドレス導入後も十分注意してください。

フリーアドレスによる課題を解消するには？

フリーアドレスが社員にとって苦痛に感じられる要因は多岐にわたりますが、適切な対策を講じることでそのストレスの軽減が可能です。
ここでは、フリーアドレスによる課題を解消するための対策について解説します。

導入目的と運用ルールを周知する

フリーアドレスによる課題を解消する方法として、まずは導入目的と運用におけるルールの周知徹底が必要です。
「フリーアドレスによって生産性を向上する」という目的を社員に伝えた上で、そのために「私物は退勤時にロッカーへ格納する」「飲食は決められた時間のみ可」といったルールを具体的に定めて周知すると、社員同士のトラブルや混乱を防ぐことができます。
目的や運用ルールが明確であれば、社員の納得感は高まり、スムーズに運用できるはずです。

収納スペースを確保する

荷物を収納するための個人用ロッカーや共有の収納スペースを確保することで、社員が毎日の荷物の持ち運びによって感じるストレスを軽減できます。
収納環境を整えることで、社員は自身の荷物に関して無用な心配をすることなく、安心して働けるでしょう。

ITサポートツールを導入する

ITサポートツールは、フリーアドレスによる社員のストレスを軽減する手段のひとつです。
具体的には、座席の使用状況をオンライン上で可視化できる座席予約システムや、来客通知をオンライン上で受けられるクラウド受付システムが挙げられます。
これらを導入することで、社員が自席を確保したり、固定電話で来客対応をしたりする手間を省くことが可能です。

コミュニケーションのための場所と機会を設ける

フリーアドレスのような働き方でも、社員同士の交流を促進し、孤立感を感じさせない仕組みの整備は重要といえます。
そこで、オン・オフを切り替えて気軽に雑談できるリフレッシュスペースやラウンジを設置するほか、社内イベントを行うのがおすすめです。
これらの対策により、社員同士の一体感を保つことができるでしょう。
また、ビジネスチャットツールでコミュニケーションの活性化を図るのも効果的です。

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集中ブースを設ける

集中して作業に取り組みたい社員のニーズに応じて集中ブースを設けるのは、フリーアドレスに対する社員の不満を取り除くのに効果を発揮するでしょう。
集中ブースには天井まで覆われたフルクローズタイプや壁によって囲まれたセミクローズタイプのほか、リラックスしながら作業できるソファタイプなどがあります。
オフィスのレイアウトに応じて、適切なタイプを選ぶようにしてください。

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フリーアドレスが向いている部署に限定的に導入する

すべての部署にフリーアドレスを適用するのではなく、フリーアドレスに適した部署に限定して導入することも、社員のストレスを軽減するのに有効です。
例えば、日中の社員の出入りが多い営業部ではフリーアドレスを採用し、それ以外の部署では固定席を維持することで、それぞれの部署の社員の働きやすさは向上するはずです。

オフィスレイアウトを検証・改善する

フリーアドレス導入後も、社員全員が快適に働けているのかどうかを定期的に検証することが重要です。
特定の座席に利用が偏っていたり、社内アンケートで集中ブースの増設を求める声が上がっていたりする場合は、レイアウトを改善する必要があります。
フリーアドレスのオフィスの再設計については、ノウハウが豊富な専門業者のサポートを受けるのがおすすめです。

フリーアドレスが向いている企業・部署

フリーアドレスは、すべての企業や部署に適したものではありません。
企業の業務内容やオフィス運用に応じて、導入したほうがいいかどうかを検討しましょう。
ここでは、フリーアドレスが向いている企業・部署の特徴をご紹介します。

社員の在席率が低い企業

社員のほとんどが日中にオフィスの外で活動する企業は、フリーアドレスが向いているといえるでしょう。
例えば、営業職が多い企業では、社員が取引先への訪問や打ち合わせを頻繁に行うため、結果としてオフィスで在席する社員の数は限られます。
このような企業は固定席を用意する必要性が低いため、フリーアドレスの導入でオフィススペースの効率運用が可能です。

リモートワークや社外常駐の社員が多い企業

リモートワークで業務を行う社員や、取引先に常駐しての作業が中心となるエンジニア職が多く在籍する企業も、フリーアドレス導入に向いています。
これらの職種では、オフィス内での作業よりも自宅や常駐先での作業がメインとなるため、固定席の確保が無駄になることがあるでしょう。
ですから、出社時には社員間でコミュニケーションをとりやすい、リフレッシュスペースなどを備えたフリーアドレスの導入が効果的です。

部門間のコミュニケーションが多い部署

社内において他部門とのコミュニケーションが多い部署は、フリーアドレスに適しています。
具体的には、複数部署を横断するプロジェクトに取り組んでいたり、他部門と頻繁に打ち合わせを行ったりする部署では、社員の動きの自由度が高いフリーアドレスが適しているといえるでしょう。
また、オフィスでの突発的な打ち合わせにも対応できるため、別途、会議室などを確保する必要もなくなります。

フリーアドレスが向いていない企業・部署

フリーアドレスが向いている企業や部署についてご紹介しましたが、業務内容やオフィス運用の仕方によるものの、適していない企業や部署もあります。
続いては、フリーアドレスが向いていない企業・部署の特徴を解説します。

社員の在席率が高い企業

社員のほとんどが毎日のようにオフィスへ出社し在席している企業は、フリーアドレスにあまり適していません。
これは、席が不足しやすく、またフリーアドレス特有の「席探し」にストレスが生じる可能性があるからです。
このような企業では、固定席のほうが社員も苦痛を感じにくいといえるでしょう。

クリエイティブ職や紙の書類を扱うことが多い企業

デザイナーや編集者などのクリエイティブ職は、専用設備や資料のほか、作業に対する高い集中力が必要なことも多いため、フリーアドレスには向きません。
ですから、このような職種が在籍する企業はフリーアドレスを避け、固定席を選ぶべきでしょう。
さらに、紙の書類や資料を頻繁に使用する企業では、毎日その収納のための移動が大きな負担となるため、固定席が適しています。

機密情報を多く扱う部署

経理部や労務部といった機密性の高い情報を取り扱う部署では、フリーアドレスはセキュリティリスクを高める可能性があるので向いていないでしょう。
これは、デスクの共有や毎回の荷物の移動が、個人情報や取引情報の漏洩リスクを生むおそれがあるからです。
このような部署では、セキュリティ対策の観点からも固定席にすることをおすすめします。

まとめ｜フリーアドレスを改善して社員の生産性向上につなげよう

フリーアドレスは社員にとって自由度の高いワークスタイルですが、多すぎる座席の選択肢や集中しにくい環境が苦痛でストレスを感じる社員も存在します。
フリーアドレスによって社員の生産性が下がってしまわないよう、企業・部署の向き不向きをよく検討した上で、リフレッシュスペースや集中ブースを設けたオフィスレイアウトに改善しましょう。
ただし、社員にストレスを感じさせないフリーアドレスのオフィスの検討には、専門的な知見が必要です。
自社のみでは対応が難しいため、専門業者への相談をおすすめします。

オフィスデザイン・オフィス移転の専門業者オフィスコムでは、お客さまの事業内容や理想のオフィスをヒアリングし、最適な形のフリーアドレス導入をご提案しています。
「社員に苦痛を感じさせるフリーアドレスになってしまった」というお悩みがある場合は、お気軽にご相談ください。