オフィスセキュリティとは？強化する方法などについて解説

社員や資産を守るため、企業はオフィスセキュリティの強化に取り組む必要があります。
一方で、オフィスセキュリティの強化には、さまざまな方法があるため、どのように対策すればよいかわからないという人も多いのではないでしょうか。
ここでは、オィスセキュリティが重要視される理由や、オフィスセキュリティを検証する際のポイント、オフィスセキュリティを強化する方法などについて解説します。

オフィスセキュリティとは社員や資産を守るための対策のこと

オフィスセキュリティとは、企業が社員や資産を守るための、さまざまな対策のことで、空間セキュリティと情報セキュリティの2種類に分類されます。
空間セキュリティは、オフィスの入退室管理やセキュリティカメラの設置などによって、オフィスの空間に対して物理的に行う対策です。
一方、情報セキュリティは、社員や取引先、製品開発に関する情報など、企業が保有する情報を守るために行う、デジタル面のセキュリティ対策です。

オフィスセキュリティが重要視される3つの理由

企業が事業を安定的に運営していくためには、コストと手間をかけても、社員や資産を守ることが欠かせません。
ここでは、オフィスセキュリティが重要視される3つの理由について紹介します。

① 社員の保護

オフィスセキュリティが重要視される理由は、企業には社員を守る社会的責任があるからです。
オフィスには、社員や関係者など多くの人が出入りします。
セキュリティ対策を怠り、侵入や窃盗、強盗などを許してしまった場合、人的被害が発生する可能性もあります。
社員を守り、安心して働ける環境を作るためには、入退室管理や鍵の管理といった、オフィスセキュリティを万全にすることが必要です。

② 資産の保護

資産の保護も、オフィスセキュリティが重要視される理由といえるでしょう。
オフィスには、現金やパソコンといった、金銭的な価値があるものが多く保管されています。
セキュリティに問題があれば、窃盗や強盗の被害に遭い、資産を失ってしまう可能性があります。
企業が保有する資産を守り、事業を継続するために、オフィスのセキュリティ対策が必要です。

③ 情報漏洩の防止

情報漏洩の防止も、オフィスセキュリティが重要視される理由のひとつです。
企業は、顧客の個人情報や取引先、契約関連の情報など、さまざまな情報を持っています。
もしこれらのデータが外部に漏洩してしまえば、顧客や取引先の信頼、市場での競争力などの低下につながります。
また、製品開発に関する情報や経営戦略が漏洩すれば、事業に大きな影響を及ぼすでしょう。

このような事態を回避するため、企業は保有する情報を適切に管理・保護しなければなりません。
近年では、個人情報保護法やサイバーセキュリティ基本法、不正アクセス禁止法といった、情報を守るための法律が整備されており、違反すると罰則を受ける可能性もあります。

オフィスセキュリティを検証する際の2つのポイント

オフィスセキュリティを強化するためには、自社のオフィスセキュリティの現状を検証する必要があります。
ここでは、オフィスセキュリティを検証する際の、2つのポイントについて解説します。

① 情報管理の現状把握

オフィスセキュリティを検証する際、企業が保有するさまざまな情報について、管理の状況を把握することが重要です。
企業が保有する情報には、顧客情報や社員情報、財務情報、製品開発に関する情報などがあります。
これらの情報がどのような媒体に記録されているか確認しましょう。
具体的な記録媒体としては、紙やパソコンのハードディスク、USBメモリ、自社サーバー、クラウドなどがあります。

自社が保有する情報の管理状況を可視化し、それぞれの管理方法や保管場所、機密レベル、セキュリティレベルを確認します。
これらを把握しておくことで、機密レベルとセキュリティレベルが合致しているかどうかや、情報漏洩のリスクの高い情報がないかどうかを調べることが可能です。
また、万一漏洩した際の原因の早期特定にも役立ちます。

② 資産管理の現状把握

オフィスセキュリティを検証する際、自社の資産がどのように管理されているかについて、現状を把握することも重要です。
OA機器などの物理的な資産について、管理の状況を確認することで、どのような課題があるか明確にすることが可能です。

オフィスの空間セキュリティを強化する7つの方法・設備

企業が空間セキュリティの強化に取り組む際には、複数の方法・設備を組み合わせると効果的です。
ここでは、空間セキュリティを強化する7つの方法・設備について解説します。

① ゾーニング

空間セキュリティを強化する、具体的な方法はゾーニングです。
ゾーニングとは空間の区分のことで、オフィスを設計する際には、オフィスを用途や性質に応じてエリアを区分します。
空間セキュリティを強化する場合は、オフィスの用途や性質に加え、セキュリティレベルも考慮してゾーニングを行い、それぞれのゾーンに適切な対策をとりましょう。
オフィスのゾーニングの具体例は以下のとおりです。

■ オフィスのゾーニングの具体例

LEVEL1 ： パブリックゾーン

LEVEL1はパブリックゾーンと呼ばれ、エントランスや廊下、エレベーターなど、社員だけでなく訪問者や配達業者といった、さまざまな人が自由に立ち入れるエリアです。
パブリックゾーンには、特別なセキュリティ対策を設けない場合が多いものの、ビルの入館時にICカードなどが必要になる場合もあります。

LEVEL2 ： 訪問者ゾーン

LEVEL2は、社員や自社を訪問した顧客など、社内を訪れる必要のある人のみが立ち入る訪問者ゾーンです。
受付やロビー、会議室、応接室などが該当します。

LEVEL3 ： 内部ゾーン

LEVEL3以上は、社員のみが立ち入るエリアです。
LEVEL3は社員が業務を行うためのエリアで、内部ゾーンと呼ばれます。
社外秘の情報を扱うこともあるため、基本的に社外の人が立ち入ることはできません。
執務室のほか、社内用の会議室、ミーティングエリア、リフレッシュスペースなどが該当します。

LEVEL4 ： 機密ゾーン

LEVEL4は機密レベルの高い情報を取り扱うための、機密ゾーンです。
情報へのアクセスを認められた一部の社員や役員、管理者だけが立ち入ります。
社長室や役員室、金庫室、サーバールームなどが該当します。

② パーテーション

パーテーションの設置も、空間セキュリティを強化する具体的な方法のひとつです。
執務室で働く社員の様子や社員のパソコンの画面などが、訪問者の目にふれないよう、パーテーションを目隠しにします。

パーテーションには、移動が可能な置き型と、オフィスに固定する施工型の2種類があります。
置き型は、オフィスが狭くて施工型のパーテーションを設置できない場合にも、臨時の目隠しや仕切りとして活用できます。
一方、施工型は完全な個室を作ることができるため、常に外部から隔離する必要がある場所に適しています。

③ セキュリティカメラ

セキュリティカメラも、空間セキュリティを強化する設備といえるでしょう。
セキュリティカメラは、犯罪の抑止や万が一の際の証拠の確保に役立ちます。
そのため、外部の人も利用するエントランスなどに加え、人目が少ない資料室やサーバールームなどのセキュリティ対策にも効果的です。
また、執務室など社員が働くエリアにセキュリティカメラを設置することで、社内での不正や不審者の侵入を防ぐといった活用方法もあります。

④ 入退室管理

入退室を管理することも、空間セキュリティの強化に役立ちます。
入退室管理を行うことで、入室を許可された人以外の社内への立ち入りを防ぐことが可能です。
社内の各エリアで、セキュリティレベルに応じた入退室管理を実施することが重要です。
入退室管理には、以下のようなシステムが活用できます。

入退室管理には、複数のシステムを組み合わせて使うことも効果的です。
例えば、会議室や執務室に入るためにはICカード認証を利用し、セキュリティレベルの高い社長室や資料室に入るためには、生体認証システムを使うといった方法です。
二重、三重の対策をとることで、高いセキュリティレベルを実現できます。

⑤ 収納セキュリティ

金庫や鍵付きのロッカーなどの収納セキュリティも、空間セキュリティの強化に役立つ設備です。
現金や通帳、重要度の高い書類などは、収納セキュリティを活用して保管しましょう。
特に、金庫はセキュリティレベルの高いエリアで保管する必要があります。
金庫やロッカーは鍵の管理も重要となるため、管理規定を設け、許可された社員以外はふれられないようにしましょう。

⑥ 吸音素材の利用

吸音素材の利用も、空間セキュリティを強化するための方法のひとつです。
会議室から声や音が漏れてしまうと、機密情報の漏洩につながってしまうため、声や音が漏れないよう、吸音パネルなどを活用しましょう。
なお、床をフローリングではなくカーペットにするだけでも、一定の防音効果を期待できます。
以下は、スチールパーテーションで会議室を施工し、オフィスの防音性を高めた事例です。

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⑦ サウンドマスキング

サウンドマスキングも、空間セキュリティを強化する方法です。
サウンドマスキングは、業務の邪魔にならない程度のBGMをオフィス内に流して、人の声を漏れにくくします。
会話の邪魔にならない程度のBGMは、適度なリラックス効果も期待できます。
訪問者に居心地の良さを感じてもらえる可能性もあるでしょう。

オフィスの情報セキュリティを強化する5つの方法

企業は、オフィスの空間セキュリティ対策に加え、情報セキュリティも強化させなければなりません。
ここでは、情報セキュリティを強化するための、5つの方法について解説します。

① セキュリティソフト

オフィスの情報セキュリティを強化する具体的な方法として、セキュリティソフトの導入が挙げられます。
セキュリティソフトは、社内のパソコンやネットワークを、不正アクセスやコンピューターウイルスへの感染から守るためのソフトウェアです。
社員のパソコンで使用する基本ソフトウェアに、最低限のセキュリティ機能が搭載されている場合もありますが、市販のセキュリティソフトも利用できます。
各社のセキュリティソフトの費用や性能を比較して、自社に適したセキュリティソフトを選定しましょう。

② VPN（Virtual Private Network）

VPN（Virtual Private Network）の導入も、オフィスの情報セキュリティを強化する具体的な方法のひとつです。
VPNは、インターネット上に暗号化した専用の回線を作り、そこを通して通信することで、インターネットに接続する際のセキュリティを高める手法です。
VPNは社内だけでなく、リモートワークや出張先などからも利用できます。
セキュリティを確保しづらいリモートワークなどにおいても、社内と同じセキュリティレベルでインターネット接続ができるため、安心して業務を遂行できるでしょう。

③ パスワード管理ツール

パスワード管理ツールも、オフィスの情報セキュリティの強化に役立ちます。
社内で使用するシステムやソフトにログインする際はIDやパスワードが必要ですが、紙に書いて保管してしまうと、漏洩や紛失のリスクがあります。
パスワードの管理ができるツールを活用すれば、安全に管理することが可能です。
パスワード管理ツールは、セキュリティソフトに付属するツールや、クラウドで利用するツールなど、さまざまな種類があるため、コストや機能、使い方などを比較して、自社に合ったシステムを選びましょう。

④ マイクロクロスカット式シュレッダー

マイクロクロスカット式シュレッダーも、オフィスの情報セキュリティを強化するために必要な設備です。
一般的にシュレッダーは、社外秘の情報が記載された書類を処分する際に使用します。
しかし、単純に書類を直線的に裁断するだけのシュレッダーでは、断片を組み合わせることで、情報を復元されてしまう可能性があります。
そのため、機密性の高い情報が記載された書類は、細かく裁断できるマイクロクロスカット式シュレッダーの使用がおすすめです。

⑤ 社員教育

社員教育も、オフィスの情報セキュリティを強化する方法といえるでしょう。
企業が保有する情報を守るためには、社員の意識強化が欠かせません。
さまざまなシステムを導入し、慎重にデータを取り扱っていても、社員が許可なくパソコンを持ち帰り、紛失したなどといった問題が起きれば、情報漏洩につながってしまいます。
社員に対して、セキュリティインシデントの事例や、万が一問題が起こった際の対処法を周知して、トラブルを最小限に抑えられるようにしましょう。

まとめ｜オフィスセキュリティを強化するには専門業者を利用しよう

社員や資産を守るため、企業にとってオフィスセキュリティの強化が重要です。
一方で、オフィスセキュリティの強化には、専門的な知見が必要となり、自社のみでは対応が難しいため、専門業者への相談がおすすめです。

オフィスデザイン・オフィス移転の専門業者オフィスコムでは、お客さまの事業内容やオフィスセキュリティの状況をヒアリングし、最適なオフィスのデザインをご提案しています。
オフィスセキュリティについて疑問がある場合は、ぜひお気軽にご相談ください。