ビジネスフォンの電話回線選びのコツとは？回線の種類や注意点も解説

電話は日々の仕事で使用する大切なものです。オフィスの開業、移転、人員増加などの際に必ず手配をしなければならず、オフィスの規模や使用用途にあわせて回線選びや、工事手配など色々と気をつけなければならない点がありますのでポイントをご紹介いたします。

ビジネスフォンのメリット

ビジネスフォンとは、複数の外線や内線を共有することのできる電話機です。
保留や転送といった機能を備えることによって、オフィスでの電話利用に最適です。

最大のメリットは、社員が複数のチャンネルを使って同時に通話できることです。
ビジネスフォンの利用がない場合、他の社員が通話している最中は電話を受けることもかけることもできないというケースが発生してしまいます。
クライアントや顧客との通話が多いという企業では、導入が必須とも言えるでしょう。

また保留や転送機能によって、かかってきた電話を担当者へと引き継ぐことができます。
加えて、内線機能があるので社内の連絡をよりスムーズにすることが可能です。

ビジネスフォンの回線の種類

通常、家庭用の電話機ではアナログ回線を使用しますが、1回線につき1チャンネル（同時通話）しかできないため、複数の社員が同時に通話するオフィスでの利用には向いていません。

ビジネスフォンの電話回線には、「光回線」「IP電話」が主に使われます。
また一部、電話を頻繁に利用しない企業などでは「ISDN回線」「アナログ回線」を使う場合もあります。

それぞれで特徴や同時通話できるチャンネル数などが異なります。
オフィスの電話回線を契約する時は、それぞれの特徴とオフィスでの使用状況を踏まえて決めることが重要です。

アナログ回線

銅線（メタル線）を使用してつなぐ回線方式で、一般家庭などで多く使用されている回線です。

1回線につき1チャンネルしか使用できないことからオフィスでの利用には向いていません。
ただし、安定性が比較的高く、停電時でも使用できる可能性が高いのが特徴で、災害などの万一の時に備えて一部の回線をアナログ回線にする企業もあるようです。

ISDN回線

アナログ回線と同じ銅線（メタル）を使用しています。
伝送方法をデジタル化することにより、音質を向上させると共に、1回線で2チャンネル使用できるのが特徴です。

既存の電話回線を利用するので、屋外工事が不要で導入コストを抑えられるというメリットありますが、通話料金が高いといった理由で、近年では光回線やIP電話が主流となってきています。

光回線・IP電話

光ファイバーなどのインターネット回線を利用して通話を行う方式です。
1回線で複数チャンネル使用できるのが特徴で、複数の社員が同時に通話するオフィス環境での導入に適しています。

また、インターネット環境を利用することにより、低料金での利用ができることからコスト削減にもつながり、近年では急速に普及が進んでいます。

最近では、「IP（インターネットプロトコル）」と呼ばれる技術を利用したIP電話も普及しています。
通話料金が安いことがメリットですが、通話音質がやや劣ることから社内通話用の回線として導入されています。

オフィスの電話回線は「通話チャンネル数」で選ぶ

オフィスの電話回線を決める上で、最も重要なのは「通話チャンネル数（同時通話数）」です。
つまり、「同時にかかってくる、もしくはかける電話の数（同時通話数）」がどれくらいあるのかによって選んでいきます。

通常、オフィスでは一つの電話番号で複数の通話（チャンネル）を同時に受けています。
また、企業によって電話の混み合う時間帯やピーク時に同時に何本の電話がかかってくるかが異なります。
この点を踏まえて使用したい通話チャンネル数を決めていきます。

さらに、FAXが必要な場合には台数分のチャンネルを追加していきます。
適切なチャンネル数は事業や業務の内容業によっても異なりますが、一般的には従業員数の3分の1程度が目安とされていますので迷った際には参考にしてみてください。

「回線数」「通話チャンネル数」「電話番号数」の違い

電話回線の契約で必ず質問されるのが、「回線数（外線数）」「通話チャンネル数（同時通話数）」「電話番号数」です。

とっさに聞かれてもわかわかりにくく、手配が面倒になる人も多いのではないでしょうか。
そこで、この3つの用語についてご説明いたします。

回線数（外線数）

「外部から入ってきている電話線の数」と考えるとわかりやすいです。
「回線数＝電話番号数」「回線数＝同時通話数」という意味ではありませんので注意してください。

通話チャンネル数（同時通話数）

外部へ発信したり、外部からの電話を同時に受けられたりできる数です。
契約回線の種類によって同時に通話できる数は異なってきます。

電話番号数

電話番号の数です。電話番号のほかに、FAX専用の番号、部署やフロアごとの電話番号を取得できます。
回線数（外線数）と電話番号数は同義ではないので注意してください。

ビジネスフォンのメーカーの選び方

ビジネスフォンは、メーカーごとに機能や電話機の種類に特徴があります。
デザインも各メーカーにより様々さまざまです。

選ぶポイントとしては、通話チャンネル数や接続台数の他に使いたい機能があるかないかで選びましょう。
例えば、通話録音や留守録機能は必要か、転送機能は利用するかなど、どんな機能を使いたいかを事前に洗出しておくと良いかもしれません。

また、予算を抑えたいのであれば、中古ビジネスフォンという選択肢もあります。
基本的な機能は新品と大きな差がなく、十分に満足できるのではないかと思います。
ただし、中古品ですので電話機の状態はきれいなものから黄ばみ、傷のあるものまで様々です。
中古品にするか新品にするかはそういった点も含めて検討すると良いでしょう。

回線手配代行サービスを賢く使う

販売店には、回線手配の代行を行っているところも多くあります。
回線手配と機器設置工事の手配を行い、それに必要な情報を正確に伝えるのはなかなか大変なことです。
情報伝達が正確に行われていないと、当日工事ができないなんてことにもなりかねません。

そういったトラブルを防ぐには、回線手配からビジネスフォン購入、回線工事、機器設置工事までワンストップで依頼できる業者にお願いすると安心できます。
また、回線は申込みから開通まで、自分で手配しても業者に依頼しても、1ヶ月程度はかかってしまいますので余裕を持ったスケジュールで手配を行ってください。

最後に

毎日の業務を行う上で電話は欠かせないものです。
事前に使用頻度やどう使いたいかなどを整理しておけば、業者との打合せもスムーズに進み、手配ミスやトラブルを防ぐことができます。
安心して業務を行うためにも事前準備と余裕を持ったスケジュール、そして信頼できる業者を選びましょう。