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現状のオフィスの課題点の洗い出し

従業員数の増加、テレワークの有無、賃料の見直し、立地など目的は様々ですが、移転を決めた時点でまずは現状のオフィスの課題点を洗い出します。
移転に際して実現したいことを設定（移転先のエリアや内装、オフィスレイアウト、月々の賃貸コストの軽減など。）
課題点を洗い出したうえで、エリア、内装、レイアウトなどで実現したいことを明確にすれば、ある程度条件を絞ることができ、新オフィスを探す手間が軽減されます。
大まかでも構わないので、まずは課題の洗い出しと移転目的の優先順位を明確にしましょう。

立地・場所・最寄駅からの所要時間

従業員数や業種にも異なりますが、どのエリアにオフィスを構えるかは企業のブランディングにもつながります。
ユーザー・取引先や求人応募者からの見え方を意識して物件選定することが大事です。

従業員の通勤時間や交通費の増減・主要取引先へのアクセス

多くの従業員が通勤に時間がかかったり、主要取引先や営業先へのアクセスが悪い場所は避けましょう。
健康被害や業務効率の悪化を引き起こす可能性があるうえ、固定費の上昇にもつながります。

周囲の環境（銀行・郵便局・役所の所在地、飲食店・商業施設の有無など）

頻繁に行き来する銀行、郵便局、役所などが近くにあるか、オフィス内に社食や飲食可能な休憩スペースがない場合は、近くに飲食店が多いかどうかのチェックも必要です。

入居コスト（賃料・共益費・保証金・権利金、更新料、不動産手数料など）

オフィスの移転は、通常の住居移転に比べ保証金や権利金が高額になる場合があります。
事前に確認して、想定金額よりも多めの資金を用意しておく事をお勧めします。

設備（電気容量、電話回線数、空調設備の位置など）

新しいビルであれば問題ありませんが、古いビルの場合、電気容量が低い場合があります。
使い始めてから容量不足となると工事の手間も大きくなるため、管理会社へ事前確認をしておきましょう。

駐車場の有無・ビルの使用可能時間

営業車を使う場合は駐車場の有無、駐車代を含めた賃料の確認を行います。
また、ビルによっては決まった時間にすべての主電源が落とされるといったこともある為、ビルの使用可能時間があるかどうかの確認も重要です。

部署ごとのゾーニング計画

新たに入居するオフィスが確定したら、部署ごとに必要なスペース(平米数)の洗い出しを行います。

エントランス、会議室、応接室、休憩室、各種収納など執務室以外の配置

従業員と来客者が共有する場、従業員のみが利用する場の2つを分けて配置を考えます。

具体的なレイアウトプランの作成

専門業者のアドバイスを参考にしつつ、具体的なレイアウトプランを作成します。
業者を交えずレイアウトプランを作成すると後々、消防法の問題や利便性に関して不具合が発生する可能性が高いです。具体的なレイアウトプランの作成に関しては専門業者を交えつつ進める事をお勧めします。

移転目的に合わせたレイアウトになっているかを再度確認

増員数、企業ブランディング、コスト削減など当初の移転目的に適したレイアウトかどうかを確認します。
ここまでをオフィス家具の選定、発注などを考慮し、移転4カ月前ぐらいまでに決定しておきます。

新規で購入するオフィス家具・OA機器の洗い出し

作成したレイアウトプランをもとに必要な什器、OA機器をリストアップします。

リースする家具・OA機器の洗い出し

コピー機・複合機、FAXなどのリース用品は、移転後もリースを継続するのか、リース契約を破棄して新品に交換するのかを決めておきましょう。

オフィス家具の選定、見積り依頼

新たなオフィスのレイアウトプランに合わせ、オフィス家具の選定、見積り依頼を行います。

オフィス家具の発注

見積りを確認し、家具の発注を行います。

廃棄品の洗い出し

新たな家具の発注をすると同時に、不要になったモノ、廃棄品をリストアップし、廃棄業者に見積り依頼を行います。
ここまでをレイアウトプラン完成後（移転4カ月前）から、1カ月を目安に行いましょう。

引越し業者の選定

コストを抑えるためには、複数の業者に見積り依頼を行う事がポイントなのと、オフィス移転は個人宅の引っ越しと異なる箇所が多数ございます。オフィス移転の専門業者に依頼する事をお勧めいたします。

作業内容の確認

見積りを確認するポイントは、価格だけではなく、何をしてくれて、何をしないのかをしっかりと確認することです。
移転日当日に話の食い違いが無いようにしておきましょう。

廃棄物の引き取りの可否

効率よく引っ越しを行うには、引っ越し業者が廃棄物の引き取りまでを行ってくれるかどうかが重要なポイントです。
多少割高でも、別の廃棄業者に依頼する手間と時間を考えれば安く済む場合もあります。ここまでを2カ月前までを目安に行います。家具の発注を行います。

全体スケジュールの確認

全体スケジュールの確認は、移転の1カ月前に行います。内容に漏れが無いか担当者と依頼業者の双方でのダブルチェックが望ましいです。

移転物品・残留物品・廃棄物リスト作成

個人、事業部単位でそれぞれ移転する物品、残しておく物品、廃棄品のリストを作成します。
リストを作成する事で作業内容が明確になり、トラブルの防止と効率化を図れます。

データのバックアップ

引っ越し業者でデータバックアップサービスがない場合、自社で行うのは大変なので、専門業者に依頼することをおすすめします。
データの保存方法や管理にあたってはいくつかの選択肢がありますので、それらを組み合わせてリスクを分散させることが大切です。

荷物の梱包作業（ワレモノや精密機器の梱包方法の確認）

荷物の量にもよりますが、通常、引っ越し業者から1カ月前には梱包材が送られてきます。現オフィスで使わないものから少しずつ梱包作業を開始します。

当日の作業分担の確認

引っ越し当日に誰が何をやるのかを1週間前までには決めておきましょう。

旧オフィス、新オフィスの立会い

旧オフィスに積み残しがないか、移転先で荷物の搬入時にトラブルがないかを確認するため、立ち合いは必須です。
入居ビルへの搬入時の際は養生と搬入経路の事前確認を行ってください。